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Kulturwandel mit ESM - Schritt für Schritt über die IT hinaus
Die größte Herausforderung für Helmholtz Munich war eine geeignete Lösung zu finden, die zum einen den Sicherheitsbestimmungen einer Forschungseinrichtung gerecht wird, als auch für mehr Harmonisierung und Standardisierung, weniger Aufwand für Wartung und Betrieb - und dadurch für eine leistungsfähigere Organisation sorgt und zudem auch eine bezahlbare Option ist.
Es stand von vornherein fest, dass eine Cloud-basierte Plattform gefragt war, die sich nicht nur für das Customizing kundenorientierter Prozesse in der IT, sondern auch in anderen Fachbereichen eignet.
Die Entscheidung für den Softwarebetrieb "as a Service" ist für Helmholtz Munich strategisch wie wirtschaftlich sinnvoll -und wird durch den andauernden Kampf um IT-Fachkräfte quasi zum Muss. Jedoch sind ein Teil der Daten und daraus gewonnen Erkenntnisse besonders schützenswert und dürfen nicht außer Haus gegeben werden. Hier war die Bereitstellung der neuen Plattform in der Private -cloud genau das Richtige für das Helmholtz Munich. Laut dem Leiter das ITSM-Teams ist das offenbar nicht bei jedem Anbieter eine (bezahlbare) Option. Er meinte ebenso, dass im Forschungsbereich Flexibilität wie auch Skalierbarkeit "gerade im Forschungsbereich extrem wichtig" seien.
Hierfür war das Efecte-Tool durch seinen Low-Code Ansatz genau passend und leicht an die Bedürfnisse des Helmholtz Munich anpassbar.
Dem Teamleiter zufolge lässt sich Efecte für viele verschiedene unterschiedliche Prozesse nutzen und sein Team sei noch lange nicht an die Grenzen des machbaren mit der Plattform gestoßen. Helmholtz Munich macht es sich auch zu Nutzen, dass Efecte einen umfassenden Baukasten für Schnittstellen zu Drittsystemen biete, da sie momentan in der Personalabteilung ein SAP-System verwenden, um Prozesse für das Human-Resources-Management umzusetzen.
Die Umsetzung des Self-Service-Systems für das mobile Arbeiten war für Helmholtz Munich einer der Schritte auf dem Weg zum Enterprise Service Management. Vor allem ist durch die Pandemie den Bedarf an digitalen Lösungen ein weites Stück erhöht. Auch die gesetzlichen Bestimmungen im Zusammenhang mit Covid, Stichwort "Lockdown", hätten, laut dem Teamleiter, die Erkenntnis gefördert, dass digitale Prozesse deutlich effektiver sind als papiergebundene.
In Efecte sind bereits zwei weitere Fachprozesse abgebildet: die Bestellung wissenschaftlicher Hilfsmittel und das Management von Inventarabgängen. Für hochspezialisierte Geräte, die nicht einfach entsorgt werden dürfen, gibt es bislang keine Softwarelösung von der Stange, so der Teamleiter. Das Team arbeitet außerdem an einer effizienten Lösung für den Mitarbeiteraustritt und -wechsel sowie am Vertragsmanagement. Efecte ermöglicht die umfassende Abbildung dieser Prozesse von Anbahnung über den Vertragsentwurf bis Abschluss, einschließlich eines revisionssicheren Raums für Dokumente.
Wichtige Schritte:
- einen "Botschafter" identifizieren, der für das Vorhaben wirbt
- "Sponsoren" in der Fachabteilung finden
- die Machbarkeit in einem Proof-of-Concept nachweisen
- mit einem einzelnen Prozess beginnen
- die Erfolge gebührend feiern
Tipps:
- Strategische Ziele des Vorhabens in den Mittelpunkt stellen
- Prozessschritte gemeinsam mit den Nutzern festlegen, vor Inangriffnahme der Entwicklung
- Komplexität eines solchen Vorhabens nicht unterschätzen
- Nicht zu stark auf die Technik fokussieren, sondern die Benutzer mitnehmen
- Change-Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor
- Akzeptanz messen und auf Warnsignale reagieren