Kontakta oss
Kulturförändring med ESM - Steg för steg bortom IT
Den största utmaningen för Helmholtz Munich var att hitta en lämplig lösning som inte bara uppfyller säkerhetsföreskrifterna för en forskningsanläggning, utan även erbjuder större harmonisering och standardisering, minskat underhålls- och driftsarbete – och därmed säkerställer en mer effektiv organisation samt är ett kostnadseffektivt alternativ.
Det var tydligt från början att en molnbaserad plattform krävdes som inte bara var lämplig för att anpassa kundorienterade processer inom IT, utan också inom andra specialistområden.
Beslutet att använda mjukvara som en tjänst var både strategiskt och ekonomiskt fördelaktigt för Helmholtz Munich, och är nästan ett krav på grund av den pågående kampen om IT-specialister. Viss data och den kunskap som samlas in är särskilt skyddsvärd och får inte outsourcas. Därför var leveransen av den nya plattformen i en privat molnlösning perfekt för Helmholtz Munich. Enligt chefen för ITSM-teamet är detta inte alltid ett (överkomligt) alternativ för alla leverantörer. Flexibilitet och skalbarhet är "extremt viktiga inom forskningssektorn" särskilt.
Tack vare sin låga kodningsnivå var Efecte-verktyget exakt rätt för detta och enkelt anpassningsbart till behoven hos Helmholtz Munich.
Enligt teamledaren kan Efecte användas för många olika processer och hans team har inte alls nått gränsen för vad som är möjligt med plattformen. Helmholtz Munich drar också nytta av det faktum att Efecte erbjuder ett omfattande modulärt system för gränssnitt till tredjepartssystem, eftersom de för närvarande använder ett SAP-system inom HR-avdelningen för att implementera processer för personalhantering.
För Helmholtz Munich var implementeringen av self-service systemet för mobilt arbete ett av stegen mot Enterprise Service Management. Framför allt har pandemin kraftigt ökat behovet av digitala lösningar. Enligt teamledaren har de juridiska regleringarna i samband med Covid, det vill säga "lockdown", också främjat insikten om att digitala processer är betydligt mer effektiva än pappersbaserade.
Två andra specialistprocesser är redan kartlagda i Efecte: beställning av vetenskaplig utrustning och hantering av avfallshantering av inventarier. Enligt teamledaren finns det för närvarande ingen standardprogramvara för mycket specialiserad utrustning som inte enkelt kan kasseras. Teamet arbetar också på en effektiv lösning för personalavgångar och förändringar samt kontrakthantering. Efecte möjliggör en omfattande kartläggning av dessa processer, från initiering och kontraktsskrivning till avslut, inklusive ett revisionssäkert rum för dokument.
Viktiga steg:
- Identifiera en "ambassadör" för att främja projektet
- Hitta "sponsorer" inom specialistavdelningen
- Bevisa genomförbarheten i ett proof of concept
- Börja med en enskild process
- Fira framgångarna på rätt sätt
Tips:
- Fokusera på projektets strategiska mål
- Definiera processstegen tillsammans med användarna innan utvecklingen börjar
- Underskatta inte komplexiteten i ett sådant projekt
- Fokusera inte för mycket på teknologin; ta med användarna
- Förändringshantering är en avgörande framgångsfaktor
- Mät acceptansen och reagera på varningssignaler