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Valmet Automotive

Valmet Automotive

Valmet Automotive spart Zeit und Geld durch ein effizientes Management des jährlichen Zustroms von 1.000 neuen Mitarbeitern

Die Valmet Automotive Group ist einer der größten Fahrzeug-Auftragsfertiger der Welt, Tier 1 Systemlieferant für Cabriolet-Dachsysteme und kinematische Systeme sowie für Batteriesysteme. In der strategischen Weiterentwicklung fokussiert sich die Valmet Automotive Group auf Elektromobilität mit Entwicklung und Fertigung von Batteriemodulen sowie kompletter Batteriepacks für elektrifizierte Fahrzeuge. Seit der Gründung im Jahr 1968 hat Valmet Automotive im Werk in Uusikaupunki/Finnland mehr als 1,7 Millionen Fahrzeuge produziert. Valmet Automotive betreibt in Finnland zwei Batteriefabriken an den Standorten Salo und Uusikaupunki. Ein drittes Batteriewerk in Kirchardt, Deutschland, geht im Jahr 2022 in Betrieb. Das Unternehmen hat Standorte in Finnland, Deutschland und Polen und ist ebenfalls in Spanien aktiv.

Die wichtigsten Zahlen:

  • +6000 Mitarbeiter
  • Verwaltung von 29.000 Zugangsrechten
  • 1400 Requests pro Monat
  • bis zu 1000 On-Boardings pro Jahr

Die Herausforderung: ein starkes Wachstum an Mitarbeitern

In seinem Automobilwerk im finnischen Uusikaupunki hat Valmet Automotive 2017 für Mercedes-Benz eine Rekordzahl von 90.000 Fahrzeugen produziert. Das boomende Geschäft hat zu groß angelegten Rekrutierungsprozessen geführt, in deren Rahmen die Belegschaft des Unternehmens auf 6.000 Mitarbeiter aufgestockt wurde. Ein effizientes Management dieser neuen Mitarbeiter ist ein Muss.

„Die Kontrolle von 5.000 Identitäten und 29.000 Zugriffsrechten
ist von Haus aus eine schwierige Aufgabe. Zudem
führten etwa 1.400 Anfragen pro Monat zu rund 5.000
E-Mails, die unsere Mitarbeiter beantworten mussten.
Wir wollten den Automatisierungsgrad erhöhen, Kontrollprozesse
sicherstellen und Anfragen effizient verwalten“,
erklärt Petri Nieminen, ICT Service Delivery Manager bei
Valmet Automotive. „Um beides auch bei wachsender
Mitarbeiterzahl sicherzustellen, war ein System mit klar
definierten und einfach abbildbaren Serviceprozessen
notwendig.“

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Petri Nieminen, ICT Service Delivery Manager, Valmet Automotive

„ Automatisierung ist uns sehr wichtig. Kommt ein neuer Mitarbeiter, so können wir die Zugriffsrechte von einem vorhandenen Mitarbeiter kopieren, der in einer ähnlichen Position arbeitet. Diesen rollenbasierten Ansatz wollen wir in Zukunft weiter ausbauen“

PETRI NIEMINEN, ICT SERVICE DELIVERY MANAGER

Valmet Automotive

Die Lösung: Efecte als zentrale Anlaufstelle

Das starke Wachstum von Valmet Automotive findet in
einer Zeit der umfassenden Digitalisierung von immer mehr
Arbeitsprozessen statt. Der Automobildienstleister setzt
deshalb auf moderne Technologien, die sich mit wenig
Aufwand skalieren lassen. Das Unternehmen war bei
Projektbeginn vor allem bestrebt, die Anzahl von E-Mails
und Telefonaten deutlich zu reduzieren sowie Informationen
und Anfragen effizienter bearbeiten zu können. Valmet Automotive nutzt Efecte hauptsächlich für das Identitätsmanagement und die Beantragung von Ausrüstungsgegenständen und bietet seinen Mitarbeitern ein einfaches Self-Service-Portal.

„Benutzerfreundlichkeit war unsere oberste Priorität, und
wir wollten uns besser organisieren. Nach Einreichen
einer Anfrage war es zum Beispiel nicht einfach, deren
Handhabung und Status zu überprüfen, und die Manager
mussten immer mehr wertvolle Zeit aufwenden, um all
diese Informationen zusammenzusuchen. Wir wollen, dass
neue Mitarbeiter vom ersten Tag an arbeitsfähig sind. Das
bedeutet, dass sie sofortigen Zugriff auf ihre grundlegenden
Werkzeuge haben müssen.“.

Zum Zeitpunkt der Implementierung von Efecte verwaltete das Unternehmen etwa 29.000 Zugangsrechte und 1.400 Anfragen pro Monat. Es plante für das folgende Jahr die Einstellung
von weiteren 1.000 neuen Mitarbeitern. Ein einfaches Onboarding und Offboarding sowie die Einhaltung von
Compliance-Anforderungen sind dabei unerlässlich.
In der Vergangenheit mussten Anfragen separat über mehrere Plattformen gestellt und geliefert werden. Heutzutage wird alles mit der Efecte-Plattform erledigt. Mitarbeiter und Manager finden alle benötigten Informationen für Anfragen an
einem zentralen Ort und können ihre Zeit nun wesentlich produktiver nutzen.  

"Wir waren nicht gut organisiert. Nachdem ein Antrag eingereicht worden war, war es nicht einfach, die Bearbeitung und den Status zu überprüfen, und die Manager mussten ihre wertvolle Zeit darauf verwenden, den Überblick über diese Informationen zu behalten. Wir wollen, dass die Mitarbeiter vom ersten Tag an arbeiten können, was bedeutet, dass sie sofortigen Zugriff auf ihre grundlegenden Werkzeuge haben müssen. " so Nieminen.

Die Vorteile: Kontrolle, Sicherheit und Kosteneinsparungen

Valmet Automotive hat alle Ausrüstungsanfragen - von Arbeitsplätzen und Telefonen bis hin zu Produktionsanlagen - im Self-Service-Portal von Efecte zentralisiert und bietet außerdem einen Live-Chat mit einem Helpdesk an. Die Verwaltung der Zugriffsrechte ist viel effizienter und direkter, und die Manager haben es leichter, den Überblick zu behalten. Dies bietet mehr Kontrolle, bessere Sicherheit und Kosteneinsparungen. Valmet Automotive war auch in der Lage, standardisierte Ausrüstungspakete für verschiedene Rollen zu erstellen, was dem Unternehmen hilft, sich auf die Ankunft eines neuen Mitarbeiters vorzubereiten, indem es sicherstellt, dass jeder das hat, was er zum Arbeiten braucht.

Es besteht keine Notwendigkeit mehr, sich über weitere Kommunikationskanäle zu informieren. Diese Transparenz hat den Informationsfluss verbessert und die
Anzahl unnötiger Nachfragen erheblich verringert und somit auch den Aufwand für Helpdesk und Support deutlich reduziert.

Ein weiterer Gewinn: Valmet Automotive kann mit Efecte im Nu einfache, aktuelle Online-Berichte erstellen, die dem Automobildienstleister bei internen und externen Audits wertvolle Hilfe leisten. Sämtliche Aktionen werden übersichtlich dargestellt und sind exakt nachvollziehbar.
Dies reduziert Fehlerrisiken und gibt Valmet Automotive zusätzliche Sicherheit. Zudem ist das Unternehmen in der
Lage, ein erhebliches Maß an Automatisierung im Einklang mit diesen Grundsätzen einzurichten.

"Wir verwenden die automatische Bereitstellung, um die manuelle Arbeit zu reduzieren. Wenn jemand einen Antrag auf Zugriffsrechte stellt, werden diese automatisch bereitgestellt, sobald sie genehmigt wurden. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und ein geringeres Fehlerrisiko. Automatisierung ist für uns sehr wichtig. Wir können auch die Zugriffsrechte eines Mitarbeiters auf einen neuen Mitarbeiter übertragen, der eine ähnliche Position antritt. Diesen rollenbasierten Ansatz wollen wir in Zukunft weiter ausbauen", fügt Nieminen hinzu.

"Mit dem Self-Service-Portal von Efecte können die Benutzer den Status ihrer Anfrage einsehen. Die Transparenz hat den Informationsfluss verbessert und unnötige Störungen reduziert. Die Endbenutzer können die von ihnen erstellten Tickets leicht nachverfolgen. Egal, ob es sich um eine Geräteanforderung, eine Fehlermeldung oder einen Live-Chat handelt, sie sehen den Status an einer zentralen Stelle. Sie müssen nicht mehr herumtelefonieren, um Informationen zu erhalten", sagt Nieminen.

Die Vorteile  für Valmet Automotive auf einen Blick:
  • Transparenz von Informationen und Prozessen
  • Kontrolle und Sicherheit
  • automatisierte Workflows

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