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Behörde für Soziales und Gesundheit - Keusote

Behörde für Soziales und Gesundheit - Keusote

Die IAM-Lösung von Efecte ermöglicht es Keusote, seine mehr als 5000 Identitäten über ein einziges, einheitliches System zu verwalten.

Keusote ist die gemeinsame Sozial- und Gesundheitsbehörde von Zentral-Uusimaa, die die öffentlichen Sozial- und Gesundheitsdienste für sechs Gemeinden in Finnland betreibt. Die Gemeinden haben zusammen fast 200 000 Einwohner.

Mit der IAM-Lösung von Efecte kann Keusote seine mehr als 5000 Identitäten mit einem einzigen, einheitlichen System verwalten.

Das Unternehmen: Keusote 

Einwohner 200 000
Zu verwaltende Identitäten 5 000
   

 

Die Herausforderung: Wie kann man die Geschwindigkeit erhöhen und gleichzeitig die Kosten senken?

Keusote hat vor kurzem Efecte Identity Governance and Administration (IGA) eingeführt, und die Organisation ist auch dabei, das Service Management System von Efecte einzusetzen. Die Entscheidung für die Implementierung dieser Systeme fiel vor über einem Jahr als Reaktion auf das neue Gesetz des finnischen Parlaments über das Informationsmanagement in der öffentlichen Verwaltung und den Bedarf von Keusote, die Effizienz seiner Service- und Prozessmanagementverfahren zu steigern.

"Das Informationsmanagementgesetz hat sicherlich eine wichtige Rolle gespielt, aber wir haben auch festgestellt, dass wir die Geschwindigkeit und Kosteneffizienz unserer Identitäts-, Zugangs- und Servicemanagementprozesse erhöhen müssen", erklärt Benita Kapp, ICT Development Manager bei Keusote.

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Benita Kapp, ICT Development Manager, Keusote

"Unser IAM-System ist für über 5.000 aktive Identitäten gleichzeitig zuständig. Zuvor konnte die manuelle Erstellung einer einzigen Benutzer-IDs bis zu 15 Minuten dauern. Dieses System wird uns helfen, viel Zeit und Geld zu sparen."

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ICT Development Manager, Keusote

Die Lösung: Umfassende Automatisierung

Die IAM-Lösung Efecte IGA von Efecte hat es Keusote ermöglicht, seine Benutzer-IDs und Zugriffsrechte mit einem einheitlichen System zu verwalten, indem die Daten der Benutzerinformationen in einer einzigen Azure AD-Instanz zentralisiert wurden. Der Service von Efecte hat Keusote auch dabei geholfen, die Synchronisierung seiner Arbeitsplatz-IDs und Zugriffsberechtigungen mit seinen Client- und Patientenakten-Systemen zu automatisieren.

"In der ersten Phase bestand unser Ziel darin, die Erstellung, Löschung und Änderung von Arbeitsplatz-IDs zu automatisieren. Danach wollten wir alles automatisieren, was mit der Bereitstellung und Verwaltung der Zugriffsrechte von Keusote zu tun hat. Mit dem Service von Efecte können wir auch unsere Microsoft-Lizenzen verwalten, und unsere umfangreichen Automatisierungsbemühungen sollten uns eine Menge Einsparungen bringen, zum Beispiel bei den Lizenzkosten", so Kapp.

Schnelligkeit und Sicherheit

Das erste Ziel des Einführungsprojekts von Keusote war die Automatisierung aller Arbeitsplatz-IDs. Jetzt kann das Automatisierungssystem das Anfangs- und Enddatum des Vertrags eines Mitarbeiters prüfen und die erforderlichen IDs entsprechend bereitstellen. Während des Projekts identifizierte und entwickelte Keusote insgesamt sieben systemübergreifende Integrationen. Diese Integrationen ermöglichen es Efecte IAM, die richtigen Zugangsinformationen mit den richtigen Quellen zu synchronisieren, z. B. mit dem Personalverwaltungssystem von Keusote, einem Selbstbedienungsportal, Mobiltelefonen und Geräteanbietern.

"Wir haben derzeit rund 4.000 Festangestellte und etwa 1.000 Zeitarbeiter. Das bedeutet, dass unser IAM-System für über 5.000 aktive Identitäten gleichzeitig verantwortlich ist. Das ist für jede Organisation eine Menge Arbeit, selbst wenn wir nur über unsere Arbeitsplatz-IDs sprechen. Früher konnte die manuelle Erstellung einer einzigen Benutzer-ID bis zu 15 Minuten dauern. Es liegt also auf der Hand, dass wir mit diesem System eine Menge Zeit und Geld sparen können", betont Kapp.

Kapp ist davon überzeugt, dass das System nicht nur die Abläufe bei Keusote verbessert und automatisiert, sondern auch die IAM-bezogene Informationssicherheit und die Datenschutzpraktiken des Unternehmens erheblich verbessern wird.

"Ein weiterer Vorteil des Systems besteht darin, dass unser kommunaler IKT-Partner nach der Automatisierung unserer IAM-Prozesse viel weniger Hilfeanfragen erhalten hat. Das hat uns natürlich auch geholfen, unsere Kosten zu senken."


90% Aktion, 10% Technik

Bislang sind die Einführungsprojekte von Keusote reibungslos verlaufen, aber das Unternehmen hat einige Herausforderungen bei seinen Betriebs- und Datenverwaltungsprozessen festgestellt.

"Wie bei jedem anderen Projekt auch, besteht eine erfolgreiche Veränderung zu 90 % aus Maßnahmen und zu 10 % aus Technik. Wenn Ihre Prozesse unklar sind, brauchen Sie mehr Zeit für die Definition und Datenerfassung. Es ist so, wie man sagt: Ihr System ist nur so gut wie die Daten, die Sie hineinstecken", erklärt Kapp.

Die Zukunft: Alles und jedes automatisieren

Laut Kapp sollte bei allen Einführungsprojekten, ob groß oder klein, genügend Zeit für die Festlegung der erforderlichen Definitionen und Prozessbeschreibungen eingeplant werden, und ein Projekt ist auch nach erfolgreicher Einführung des Dienstes noch lange nicht abgeschlossen.

"Wir sind auf einem guten Weg, aber wir sind noch lange nicht fertig. Unser Ziel ist es, alles zu automatisieren, was wir können, und wir sind bereit, mit unserem Partner Tiera und unserem IKT-Anbieter Efecte voranzukommen. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte. So werden wir beispielsweise weiterhin alle zwei Jahre eine strategische Lenkungsgruppe einberufen, in der wir unsere Erfolge und Fortschritte sowie den weiteren Entwicklungs- und Änderungsbedarf überprüfen können."

Keusote ist auch dabei, die Service-Management-Lösung von Efecte einzuführen.

"Mit der Service-Management-Lösung von Efecte können wir unser gesamtes Dienstleistungsangebot überwachen. Indem wir unsere Dienstleistungen mit einem einzigen System verwalten, können wir die Informationen, die wir erhalten, noch besser nutzen, um unsere Aktivitäten zu analysieren und unsere zukünftigen Bemühungen zu planen. Darüber hinaus können wir unseren Kunden über einen einzigen Zugangspunkt Dienstleistungen anbieten."

Laut Kapp besteht der Zweck der IKT-Dienste von Keusote darin, die Arbeit der Fachleute im Sozial- und Gesundheitswesen zu ermöglichen und zu verbessern. Durch die Maximierung des Potenzials seiner Tools und seiner Umgebung kann Keusote seinen Fachleuten helfen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können: sich um die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Kunden und Patienten zu kümmern.

Die Zusammenarbeit: Ein zuverlässiger Partner für den öffentlichen Sektor

Efecte führte das IAM-Projekt von Keusote in Zusammenarbeit mit Kuntien Tiera Ltd durch, einem finnischen IKT-Dienstleister für Gemeinden und andere öffentliche Organisationen, dem das Unternehmen gehört. "Wir können auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Efecte zurückblicken. Gemeinsame Ziele garantieren den besten Service für finnische öffentliche Organisationen. Zusätzlich zum Tagesgeschäft haben wir regelmäßige wöchentliche Treffen, bei denen die Situation aller unserer gemeinsamen Kunden überprüft wird. Auf diese Weise können wir schnell auf Veränderungen reagieren und die operative Exzellenz der Efecte-Dienste für unsere öffentlichen Auftraggeber sicherstellen", sagt Solution Manager Hannu Ylinen von Kuntien Tiera Ltd.

Wenn Sie den Blog-Beitrag auf Finnisch lesen möchten, schauen Sie unter Tiera's blog.

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