Eurooppalaiset julkiset organisaatiot etsivät varmoja, joustavia ja helppokäyttöisiä ratkaisuja palvelunhallintaansa

Efecten joustavat ja helppokäyttöiset SaaS -ratkaisut  ovat nopeasti levinneet julkisten organisaatioiden suosimaksi palvelunhallinnan alustaksi ympäri Eurooppaa.

Eurooppalaisille julkishallinnon organisaatiolle merkittäviä tekijöitä investointipäätöksissä ovat tietoturvallisuus, lainsäädäntö, budjetointi sekä vastinetta veronmaksajien rahoille.

Yhä useammat julkiset organisaatiot valitsevat palvelunhallinnan ratkaisukseen Efecten SaaS-pohjaisen tuotteen. Efecte valitaan usein sen joustavuuden ja helppokäyttöisyyden vuoksi ja myös siksi, että se täyttää EU-lainsäädännön vaatimukset tietoturvaan ja yksityisyyteen liittyen.

Efectellä on jo useita asiakkaita julkisella sektorilla terveydenhuollosta yliopistoihin ja kunnallisviranomaisiin. Nämä asiakastarinat ovat loistavia esimerkkejä siitä, miten palvelunhallinnan parhaat käytännöt on saatu jalkautettua julkishallinnon organisaatiolle, ottaen myös huomioon jokaisen asiakkaan erityistarpeet.

Useita käyttötapauksia yhdellä alustalla 

Julkishallinnolla on jatkuvia säästötarpeita. IT:n osalta kustannussäästöjä on onnistuttu saavuttamaan korvaamalla useita ohjelmistojärjestelmiä vaatineet palvelut yhdelle alustalle, joka kykenee käsittelemään useita käyttötapauksia samanaikaisesti.

Hyvä esimerkki tästä on yhteistyö Istekki Oy:n kanssa. Istekki Oy on merkittävä suomalaisten kaupunkien, kuntien ja sairaaloiden IT -palvelujen tuottaja. He korvasivat Efectellä CRM -, projektijohtamisen -, hankinnan -, varastojen johtamisen - sekä BI ja analytiikka järjestelmänsä. Lopputulemana Istekin käytössä on aiemman kymmenen järjestelmän sijaan kaksi ydinjärjestelmää: Efecten IT-palvelunhallinnan -ratkaisu (ITSM) sekä taloushallinnon ratkaisu.

Tiivistetty sovelluskokonaisuus vähentää kustannuksia ja helpottaa liiketoiminnnan analysoinnissa. ”Koko toimitusketjusta on muuttunut läpinäkyvämmäksi”, sanoo Kristo Jokela, Istekin asiakaspalvelun johtaja. ”Meidän on nyt helpompaa sekä ennakoida että ennustaa toimintaamme.”

Isossa-Britanniassa, Somerset Cancer Register (SCR) -organisaatio hyödyntää myös Efecten IT-palvelunhallinta -ratkaisua useisiin käyttötapauksiin. Heidän kokonaisvaltaisen hoidon tukiratkaisun on omaksunut 110 kansallista terveydenhuollon organisaatiota ympäri Isoa-Britanniaa. Somersetin työryhmä käsittelee pyyntöjä ja tiedusteluja monelta eri sidosryhmältä. Efecten avulla sidosryhmien tiedot ovat kaikkien SCR-tiimin jäsenten saatavilla, sisältäen sopimukset, yhteystiedot, tukihistorian sekä asiakkaan käyttämät tuotteet.

SCR on laajentamassa Efecten palveluita yhä useammille liiketoiminnan osa-alueille tavoitteenaan hallinnoida kaikkia toimiaan Efecten sovellusalustalla. ”Olemme erittäin tyytyväisiä siitä, että Efecte tarjoaa meille kaiken mitä tarvitsimme nykyiseen toimintaamme, mutta myös laajentumismahdollisuuksia tulevaisuudessa”, kertoo Roger Robe, Somerset Cancer Registerin palvelutoimituspäällikkö.

Tietosuoja, -turva ja yhteensopivuus

Kansalaisten henkilötietojen käsittelijöinä julkiset organisaatiot joutuvat usein miettimään tietoturvan, yksityisyyden suojan ja lainsäädännän kysymyksiä. Valittaessa SaaS ratkaisuja, monet etsivät paikallista, eurooppalaista toimittajaa, joka tuntee paikallisen lainsäädännön ja määräykset sekä tarjoaa ratkaisuja, jotka auttavat organisaatiota täyttämään velvoitteensa.

Vaatimusten täyttäminen edellyttää joustavuutta pilvipalvelun valinnassa. Kutsumme tätä ”Cloud on your own terms” -lähestymistavaksi. Efecte Cloud voidaan ottaa käyttöön omassa konesalissasi tai valitsemassasi palvelinkeskuksessa. Yksityinen vaihtoehto pilvipalvelulle mahdollistaa kaikki pilvipalvelutoimintojen edut sisältäen automaattiset päivitykset ja varmuuskopiot, jotka mahdollistavat kyvyn vastata kaikkein vaativimpiinkin tarpeisiin.

Kun Keski-Uudenmaan sosiaali- ja terveysalan yhdyskunta (Keusote) päätti ottaa Efecten identiteettien- ja pääsyjenhallinan (IGA) -ratkaisun käyttöönsä vuonna 2019, sen päätös johtui osittain tarpeesta noudattaa Suomen julkishallinnon julkaisemaa uutta tiedonhallintalakia. Keusote hallitsee yli 5000 käyttäjätunnusta kattaen vakituisen ja väliaikaisen henkilöstön, joten he tarvitsivat monipuolisen ratkaisun käyttäjätunnusten hallintaan.

Vaatimustenmukaisuuden lisäksi Keusote oli kiinnostunut myös muista Efecten tarjoamista toimintaa tehostavista palveluista. ”Aikaisemmin yhden käyttäjätunnuksen luomiseen käsin kului yli 15 minuuttia. Efecten käyttö säästää meiltä paljon aikaa ja rahaa", sanoo Benita Kopp, Keusoten ICT kehitysjohtaja. Keusote hyödyntää myös Efecten IT-palvelunhallintaa ja he odottavat hyötyvänsä IT-palveluhallinnan ja käyttäjätunnusten hallinnan (IGA) yhteisestä alustasta.

Vastinetta veronmaksajien rahoille

Keskeinen tavoite julkisesti rahoitetuissa organisaatioissa on tarjota vastinetta veronmaksajien rahoille. Tämä on usein myös sisällytettynä julkisten organisaatioiden hankintasääntöihin. Esimerkiksi Itä-Suomen yliopiston (UEF) IT-palveluhallinnan kilpailutuksessa vuonna 2021 yksi ratkaisevia arviointikriteerejä oli ohjelmiston hinnoittelu. Efecte sai korkeat pisteet sekä edullisen, joustavan ja läpinäkyvän hinnoittelumallin, että ratkaisun tarjoaman operationaalisen lisäarvon vuoksi. Itä-Suomen yliopisto on pystynyt korvaamaan sähköposti- ja puhelinpalvelut keskitetyllä loppukäyttäjien tiketöinti-palvelulla ja itsepalveluportaalilla säästäen aikaa ja rahaa tarjoamalla nopeampaa ja tehokkaampaa palvelua.

"Asiakas ensin" - ajattelu on mahdollistanut Efecten ja UEF:n läheisen ja tuottavan yhteistyösuhteen. Säännölliset tapaamiset organisaatioiden välillä ovat mahdollistaneet Efecten alustan toiminnallisuuksien kehittämisen yhdessä. Yhteistyössä on toteutettu esimerkiksi whistleblower-palvelu, joka auttaa UEF:ia noudattamaan uutta lainsäädäntöä. ”Efecten paikalliset ammattilaiset ovat olleet merkittävä tekijä yhteistyössä”, sanoo Juhamatti Tillonen, UEF:n IT-johtaja. ”Efectessä on hienoa se, että he kuuntelevat asiakasta ja sen kautta meidän on mahdollista vastavuoroisesti kehittää järjestelmää.”

Kerro meille, miten organisaatiosi voisi hyödyntää Efecten IT-palvelunhallintaa

Yllä mainitut esimerkit havainnollistavat miten Efecten IT-palveluhallinnan -ratkaisu sekä identiteettien hallinnan -ratkaisu (IGA) auttavat julkisten organisaatioiden toimintaa. Jokaisella organisaatiolla on omakohtaiset tarpeensa ja haasteensa. Olisikin erittäin mielenkiintoista keskustella, miten Efecten ratkaisut voivat helpottaa teidän organisaation toimintaa. Otathan meihin yhteyttä niin voimme keskustella lisää.