Miten HR hyödyntää Efecteä? -haastattelussa HR-johtajamme Niina Hovi

Taustaa  

Kaisa: Kertoisitko lyhyesti taustasi, kuka olet? 

Niina: Olen Niina Hovi, vastaan henkilöstöstä ja kulttuurista Efectellä ja olen toiminut kuuden vuoden ajan Efecten henkilöstöjohtajana. Ennen Efectelle siirtymistä olen työskennellyt eri HR-tehtävissä, viimeisimpänä Accenturella yhteensä 12 vuoden ajan. Näiden työtehtävien kautta olen saanut paljon näkemystä eri tiimien HR-funktioista ja toimintatavoista. 

K: Miten päädyit Efectelle ja HR-tehtäviin? 

N: Efecte kiinnosti suomalaisena kansainvälisenä organisaationa. Ylipäätään Efecten visio olla eurooppalainen vaihtoehto globaaleille palveluhallinnan toimittajille houkutteli. Näin myös mahdollisuutena sen, miten digitalisaatio ja automatisaatio tulevat vaikuttamaan liiketoimintaan ympäri maailmaa. Efecten tuote oli jo aloittaessani hyvällä mallilla ja sille oli vakaa asiakaskunta.  Tunnistin potentiaalin suomalaiselle yritykselle kasvaa ja kansainvälistyä sekä olla itse osana kasvutarinaa. 

K: Mistä erityisesti pidät HR työssä? 

N: HR-työ on niin laaja kokonaisuus, että on vaikeaa yhdistää yksittäisiä tehtäviä. Erityisesti pidän siitä, miten pystyn vaikuttamaan kulttuuriin ja työntekijätyytyväisyyteen, ja nähdä niiden vaikutukset liiketoiminnan kasvuun ja tuottavuuteen. Ja myös siitä, kuinka voin mahdollistaa ja kannustaa työntekijöitä henkilökohtaiseen kehitykseen ja kasvuun työssään.  

Efecten HR-toiminnan digitalisointi ja automatisointi 

K: Kertoisitko lyhyesti HR:n ydinprosesseista, joita voitaisiin digitalisoida ja automatisoida? 

N: Digitalisaatio ja automatisointi on jo mullistanut ja tulee vielä jatkossakin mullistamaan HR:n työtä. HR tulee jokseenkin jälkijunassa verrattuna IT-palveluhallintaan.  Meillä on tällä hetkellä HR:ssä valtavasti erilaisia käyttötapauksia, joissa ensin digitalisoidaan ja sitten automatisoidaan eri HR-toimintoja. Konkreettisin esimerkki voisi olla onboarding-prosessi ja siihen liittyvät erilaiset workflow:t. Onboarding-prosessissa digitalisoinnin ja automatisoinnin rooli näkyy eri toimintojen sujuvuudessa; IT-yksikön työvälineiden hankinta uudelle työntekijälle, palkkahallinnon perustama uusi palkkatili ja kulunvalvonnan hankkimat kulkuoikeudet. Ja sen lisäksi, miten nämä kaikki toiminnot saadaan hoidettua oikeana päivänä uudelle työntekijälle. 

Sanoisin kuitenkin, että mitkä tahansa HR-palvelut ja niiden digitalisointi ja automatisointi ovat merkittäviä, kuten esimerkiksi erilaisten hyväksyntä- tai pääsynhallintaprosessien digitalisointi ja automatisointi. Työntekijöiden vaihtaessa roolia, aloittaessa tai poistuessa talosta, identiteetinhallinta nousee keskeiseen asemaan. Efecten itsepalveluportaalin avulla varmistetaan olennainen tietojen saatavuus, jotta työntekijät voivat keskittyä ydintehtäviinsä ja saavat mutkattoman työntekijäkokemuksen. 

K: Kertoisitko lyhyesti, mitä liiketoiminnallisia hyötyjä näet HR-prosessien digitalisoinnista ja automatisoinnista?  

N: Digitalisointi ja automatisointi lisäävät huomattavasti HR-tiimin tehokkuutta säästämällä aikaa ja antamalla mahdollisuuden tiimille keskittyä kokonaisuuksiin, joilla on isompi merkitys liiketoiminnan kannalta. HR:n ei tarvitse käyttää aikaa prosesseihin, jotka voidaan automatisoida ja hoitaa virtaviivaisemmin, vaan he voivat keskittyä tekemään työntekijäkokemuksen kannalta suurempia ja näkyvämpiä muutoksia, muuttaen koko HR-työn merkityksellisemmäksi. Esimerkkejä tällaisista toimista ovat johtamisen esimiesvalmennukset, työhyvinvointiin liittyvät projektit tai isommat kulttuuri- ja organisaatiomuutokset, joissa HR varmistaa sen, että työntekijät ovat kartalla organisaation tapahtumista.  

Hyvä ja sujuva työntekijäkokemus vaikuttaa merkittävästi henkilöstötyytyväisyyteen ja toimii myös kilpailutekijänä. Digitalisaatio ja automatisointi parantavat yrityksen tuottavuutta, kun uusi työntekijä voi aloittaa työnsä tehokkaasti tunnusten ja työvälineiden ollessa valmiina. Lisäksi digitalisoitu sopimus- ja tilaushallinta mahdollistavat esimiehelle paremman kokonaisnäkemyksen uuden työntekijän saapuessa, korvaten epäselvät sähköpostiviestit ja lisäten tilanteen läpinäkyvyyttä.  

K: Millaisia mahdollisuuksia näet tekoälyn tuovan HR-työhön ja -prosesseihin? 

N: Tekoälyn hyödyntäminen tuo paljon mahdollisuuksia ja kaikkia ei ole vielä tunnistettukaan, kun ollaan vasta sen verran alussa tekoälyn käyttöönotossa. Uskon, että tekoäly tulee mullistamaan valtavasti HR-toimintaa HR-henkilöiden omaksuessa tekoälyn ja erilaiset hakukoneet, kuten ChatGPT:n, työkaverikseen. Aikaisemmin ongelmien ratkomisessa on välillä joutunut turvautumaan ulkopuolisten asiantuntijoiden apuun, joka on ollut aikamoinen investointi. Varsinkin huomioitaessa eri maissa toimivien HR-yksiköiden lainsäädäntö ja siihen liittyvät seikat. Tekoäly mahdollistaa aikaisemmin ratkottujen kysymysten ja muun tietokannan hyödyntämisen, mutta on kuitenkin aina hyvä käyttää harkintaa tietojen oikeellisuudesta.  

Tekoälystä on valtava apu asiantuntevuuden kasvuun ja siihen, että joitain työtehtäviä pystytään täysin automatisoimaan. Lisäksi osa työtehtävistä poistuu kokonaan HR:ltä ja joitain tehtäviä mietitään kokonaan uudelta kantilta. Aikaisemmin HR-asiantuntijaksi pääseminen on vienyt vuosia, mutta nykyään uudetkin työntekijät voivat hyödyntää kokeneempien työntekijöiden ratkaisuja tekoälyn ehdottamana, hyödyntäen jo olemassa olevaa dataa. Muun muassa Efecten Effie AI Ticket  tarjoaa vastauksia haastaviin kysymyksiin, jotka ovat ennen vaatineet kokeneemman HR-henkilön osaamista.  

Tekoäly tuo merkittäviä mullistuksia esimerkiksi materiaalien rakentamiseen ja erilaisten Excel-havaintojen tekemiseen HR-palveluissa. Nämä materiaalit toimivat datapankkeina, joista voidaan koota ja analysoida tietoa, jota ei ole aiemmin voitu hyödyntää.  

Miten Efecten HR käyttää Efecteä?

K: Kertoisitko tarkemmin mitä Efecten ominaisuuksia käytätte Efecten HR:ssä? 

N: Meillä on otettu Efecten itsepalveluportaali käyttöön koko henkilöstölle. Portaali on parantanut merkittävästi työntekijöiden kykyä löytää tietoa ja paikantaa erilaisia palveluita verrattuna perinteisiin järjestelmiin kuten Intraan tai Sharepointiin. Tämä on rakennettu kokonaan työntekijän näkökulmasta. Halusimme tarjota kaikki työsuhteen elinkaareen liittyvät tarpeelliset palvelut työntekijöille, niin että ne ovat helposti saatavilla työtehtävien ja päivittäisen kanssakäymisen tueksi. 

Työntekijöiden ei tarvitse murehtia, mistä kysyä apua tai onko HR-henkilö saatavilla. He voivat käyttää portaalia ottaakseen yhteyttä HR:ään, ja HR-yksikkö hoitaa asiat portaalin kautta. Tämä helpottaa merkittävästi työntekijöiden arkea ja parantaa tiimien tehokkuutta eri prosesseissa, kuten aikaisemmin mainitsemassani rekrytointiprosessissa. 

K: Kertoisitko Efecten avulla toteuttamistanne prosessienne digitalisoinnista ja automatisoinnista?  

N: Esimerkiksi rekrytointiprosessissa esimiestä tuetaan tekoälyn tarjoamilla palveluilla. Esimies voi käynnistää rekrytoinnin ja tehdä hyväksyntäpyyntöjä uuden tiimin jäsenen palkkaamiseksi. Tästä käynnistyy automatisoidut työvaiheet, kuten ilmoituksen lähettäminen HR:lle ja vaatimusten määrittely uudelle työntekijälle. Kun rekrytointi on onnistunut, HR saa tiedot uudesta henkilöstä ja voi aloittaa sopimuksen tekemisen. Tämä prosessi korvaa aiemmin sähköpostin varassa olleet vaiheet, varmistaen että kaikki tarvittavat tiedot ja toimenpiteet otetaan huomioon ennalta määritellyissä työnkuluissa. Efecten chattibotti  hoitaa myös tällaisia rutiinitehtäviä, kuten työntekijöiltä tulevia kysymyksiä ja vapauttaa näin aikaa HR-tiimiltä. 

K: Millä tavoin Efecte voi tukea HR:ää tiedolla johtamisessa ja päätöksenteossa? 

Tiedolla johtaminen on tärkeä osa-alue. Mitä enemmän käytetään palvelunhallintaratkaisua niin sitä enemmän sinne kerääntyy tietoa. Mitä tahansa dataa pystytään tuomaan Efecteen ja sitä kautta käyttämään erilaisia dashboardeja, taulukoita ja tiedostoja. Jos haluaa saada kokonaiskuvan henkilöstön tilanteesta, voi tarkastella esimerkiksi, missä kategoriassa on saapunut eniten tikettejä. Analysoimalla näitä tietoja voi tehdä johtopäätöksiä, kuten onko tarpeen lisätä viestintää tai keskustelua tietyistä aiheista. Yleisesti ottaen Efectessä on mahdollista luoda monipuolisesti erilaisia raportteja ja kaavioita, joiden avulla voidaan seurata organisaation tarpeiden mukaisia asioita.  

Yhteenvetona digitalisointi ja automatisointi tapahtuu Efectessä itsepalveluportaalin käytön, dashboardien analytiikan ja tiedolla johtamisen avulla. Lisäksi itsepalveluportaalia hyödynnetään keskeisenä työkaluna tiimien tehokkaassa työnjaossa.  

K: Millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä edellisistä on konkretisoitunut? 

N: Meillä otettiin Efecte käyttöön 6 vuotta sitten ja kun itse aloitin Efectellä niin Efecten käyttö oli paljon keskittynyt IT-palveluhallintaan. Samaan aikaan alettiin kuitenkin laajentamaan Efecteä HR-puolelle ja huomattiin että itseasiassa samat toiminnallisuudet ja elementit toimivat yhtä lailla HR-palveluissa. Mahdollisesti tämän seurauksena organisaatiosta lähtijöiden määrä lähti laskemaan ja työtyytyväisyys parani, millä on suora yhteys liiketoiminnan kannattavuuteen. Sijoituimme myös muutama vuosi taaksepäin Great Place to Work -kilpailussa 10 parhaan joukkoon.  

Efecten käyttö tulevaisuudessa 

K: Miten näet Efecten käytön kehittyvän tulevaisuudessa HR-palveluissa? 

N: Efecte kasvaa merkittävästi tekoälyn integroinnin myötä, ja käyttöliittymämme tulee kokonaisvaltaisesti uudistumaan. Muutamat asiakkaamme ovat jo pilotoimassa uutta käyttöliittymää, joka eroaa merkittävästi nykyisestä. Siinä, missä nykyinen käyttöliittymä perustuu ikoneiden taustalla oleviin toimintoihin, uusi käyttöliittymä mahdollistaa tehokkaan tiedonhaun avainsanoja hyödyntäen. 

Efectellä kehitämme jatkuvasti Effie AI:ta, tekoälyratkaisuamme. Effie AI ei ainoastaan hyödynnä Efecten sisäistä dataa vaan mahdollistaa ChatGPT:n avulla tiedonhaun monista eri lähteistä. Tämä laajentaa asiantuntemustamme merkittävästi, sillä tämän kautta meillä on laaja verkosto eri hakukanavia henkilöstön apuna kysymysten ratkaisemisessa. 

K: Miten Efecte voisi auttaa HR:ää paremmin palvelemaan työntekijöitä ja edistämään heidän hyvinvointiaan? 

N: Nykyään ihmiset ovat tottuneet käyttämään näppäriä sovelluksia vapaa-ajallaan esimerkiksi ruoan tilaamiseen tai lentojen varaamiseen. Työpaikalla koetaan usein aikamatkustusta taaksepäin tässä asiassa. Tähän haetaan Efectessä helpotusta miettimällä, mitä työntekijä tarvitsee päivän aikana ja varmistamalla, että nämä asiat ovat helposti saatavilla ilman riippuvuutta yksittäisistä HR-henkilöistä. Tavoitteena on, että työntekijä voi itsenäisesti hoitaa erilaisia työsuhteeseen liittyviä asioita. Samalla mahdollistetaan HR:n keskittyminen suurempiin kokonaisuuksiin, joilla on enemmän vaikutusta työntekijän, koko organisaation ja liiketoiminnan kannalta. 

Jos haluat tietää lisää HR-palvelujen hallinnasta, voit tutustua aiheeseen sivuillamme!