Ota yhteyttä
ISS:llä on 8000 työntekijää, joita palvellaan Efectellä. Järjestelmällä on yhteensä 120 käsittelijää IT:ssä, muissa funktioissa ja liiketoimintayksiköissä. ISS:n toiminnassa korostuvat liikkuvien työntekijöiden tarpeet. Palveluiden pitää olla mobiilisti käytettävissä. Liikkuvassa työssä työnohjaukseen käytetään toiminnanohjausjärjestelmiä. Tukipalvelut ovat mobiilisti käytettävissä lomakeportaalin kautta.
Efecteä käytetään esimerkiksi IT-palveluissa, asiakaspalvelussa, HR-palveluissa, Catering- palveluissa, sopimustenhallinnassa, työturvallisuustiimissä, työhyvinvointi-tiimissä, esihenkilöiden tukitiimissä (WorkISS), toiminnanohjausjärjestelmän taustatukitiimissä (FMS), P2P-prosesseissa, sovellusten käyttöoikeuksien haussa ja aloittavien työntekijöiden palveluissa.
Kosken mukaan Efecten alusta myi itse itsensä. IT:n hyvät kokemukset Efectestä edesauttoivat ja keskittämisen hyödyt tunnistettiin organisaatiossa laajasti. Ymmärrettiin, että ISS:n kaltaisessa organisaatiossa perustoiminnallisuuksien automatisoinnista saataisiin merkittävää liiketoiminnallista hyötyä. Kun palvelu oli otettu kertaalleen käyttöön, tieto hyvin toimivasta alustasta levisi sisäisesti. “Automatisointia kannatti lähteä tekemään hyväksi todetulla ja luotettavalla työkalulla”, kertoo Ratkaisuarkkitehti Tuomo Koski, ISS:ltä.
Koski kertoo myös muiden funktioiden lähteneen rohkeasti automatisoimaan prosessejaan. Malleja osataan myydä sisäisesti ja tiedetään, mitä naapurifunktiossa on tehty. Organisaation osaaminen ja hyvä sisäinen vuorovaikutus mahdollistaa nopean kehitystyön.
“Organisaation rohkeus ja pelkäämätön asenne kokeilla uusia asioita on mahdollistanut Efecten käytön laajemmin myös IT:n ulkopuolisten businessprosessien digitalisoinnissa," arvioi Jenni Heinisuo, ISS Palvelut Oy:n Tietohallintojohtaja ja jatkaa:
"ISS:n toimintavolyymit ovat valtavan suuria ja siksi on pitänyt löytää keinot työajan säästämiseksi, läpimenoaikojen lyhentämiseksi ja virhetilanteiden lyhentämiseksi.”
“Skaalautumisen onnistumiseen vaikutti hyvin tehty palvelurakenne, jota oli helppo monistaa toiminnan eri osiin. ISS:ltä löytyy useita Efecteä käyttäviä tiimejä ja hyödynnettyjä toiminnallisuuksia. Myös yksittäisiä käyttötapauksia on rakennettu jätesiirto-lomakkeesta muistioihin”, Koski lisää.
“Efecten etuna on helppo konfiguroitavuus, jonka avulla palvelusta saadaan tehtyä ketterästi omannäköinen. Pienin muutoksin saatiin toteutettua HR-palvelu, jonka saapuvien työntekijöiden prosesseissa tietosuoja on vahvasti esillä. Myös muissa palveluissa käsitellään paljon luottamuksellista tietoa. Efecten etuna on suomalaisuus ja luottamus siihen, että tietosuoja- ja tietoturva-asiat ovat kunnossa”, kertoo Koski.
ISS:llä on paljon myös tiimien välisiä prosesseja käytössään. Palvelut ovat yhtenäisiä ketjuja, jotka kulkevat läpi organisaation. “Kaikkien käyttäessä Efecteä, on helppo siirtää palvelupyyntö oikealle taholle Efecten sisällä. Ohjaukset ovat parantuneet lomakeportaalin avulla”, Koski avaa Efecten käyttöä tarkemmin ja jatkaa: “Nykyajan ammattilaisille sähköinen asiointi ja tiketöinti on luontevampaa. Sähköpostipalvelu on vielä pystyssä, mutta sitäkin on automatisoitu ja sähköposteja ohjataan myös.”
Työturvallisuustiimi
Työturvallisuustiimin Efecten käyttö on vielä aika tuore esimerkki. Tiimi hyödyntää Efecteä turvallisuustapausten käsittelyssä, raportoinnissa ja samalla tapauksista jää järjestelmään tapahtumaloki.
Muistiopohjat
Yksi tärkeimmistä Efectellä rakennetuista toiminnallisuuksista ovat kuukausittaiset sisäiset talousmuistiot. Muistioita hyödynnetään kirjanpidossa ja niiden avulla siirretään myös kuluja tiimiltä toiselle. Sähköiset lomakkeet tallentuvat Efecteen. Efecteen on kytkeydytty ohjelmistoroboteilla, joiden avulla on rakennettu rajapinnat toiminnanohjausjärjestelmään. Kaikki tieto on löydettävissä yhdessä paikassa. Efecteen jää ns. audit trail ja Efectestä voidaan tarkastaa, mitä muistioita tehty milloin ja kenen toimesta.
Palkitseminen – omena-ehdotus
Omena-ehdotuksessa voi ilmoittaa kuukauden työntekijän itsepalveluportaalissa, josta ilmoitus siirtyy organisaatiossa eteenpäin hyväksyntään ja käsittelyprosessiin Efectessä. Hyväksynnän jälkeen omena-ehdotus siirtyy toiminnanohjausjärjestelmään ja lopulta palkanmaksuun. Palkitsemismalli on automatisoitu prosessi alusta loppuun.
WorkISS– esihenkilön tukipalvelu
Esihenkilön tukipalvelussa eli WorkISS:ssä on toteutettu sähköisiä lomakkeita yksinkertaisiin, priorisoituihin kategorioihin. Tukipalvelu on kaikkien käytettävissä oleva portaali. “Pyritään siihen, että organisaatiossa kaikki käyttäisivät WorkISS:ää, kertoo Heinisuo.
Esihenkilön tukipalveluun saapuvien tukipyyntöjen volyymit ovat suuria ja siksi toimintaa ohjaava ja automatisoiva työkalu on välttämätön. Efecten palvelutason hallintaa käytetään priorisoimaan kiireellisiä asioita. Toiminnallisuuksia on rakennettu esimerkiksi palkanmaksuun ja työaikojen leimaamiseen liittyviin tukitarpeisiin.
Siirtoasiakirja jätteidenkuljetukseen
Viimevuotisen EU:n lainsäädännön muutoksen seurauksena jätteidenkuljetuksista sorttiasemille tulee raportoida viranomaisrekisteriin. ISS:llä mietittiin mahdollisimman helppokäyttöistä ratkaisua, joka varmistaisi tarvittavan raportoinnin hankalasti käytettävässä viranomaisrekisterissä. Nyt kuljettajat luovat lomakkeet helposti älypuhelimissaan Efectellä toteutetuilla lomakepohjilla. Lomakkeen kentät pitävät sisällään viranomaisrekisteriä varten tarvittavat pakolliset tiedot. Lomakkeesta lähtee kopio sorttiasemalle ja tiedot viranomaisrekisteriin.
Lomakkeen täyttö ja siirtäminen järjestelmään on tehty ostoskorimaisen helpoksi. Heinisuo toteaa: ”Vaikea käytettävyys johtaa helposti prosessin ohittamiseen ja siksi helppokäyttöisyyteen on kiinnitetty erityisesti huomiota. Ennen viranomaisrekisterin käyttöönottoa käytettiin paperilomakkeita, joka oli hankalaa ja aikaa vievää. Nyt koko prosessi on viranomaisvaatimusten mukaan kokonaan sähköistetty.”
Kiinteistöhälytyskohteen ilmoittaminen
ISS:llä on valvomotoimintaa valtakunnallisesti. “Hälytyskohteen ilmoittaminen oli hyvin tyypillinen liiketoiminnasta nouseva tarve. Ilmoituslomakkeessa tärkeätä on määrämuotoisuus eli se, ettei mikään oleellinen tieto ei jää puuttumaan”, kertoo Koski.
Heinisuo ja Koski toteavat Efecten olevan ketterä alusta kehittää palveluja ja automatisoida niitä. He kertovat, että organisaatiosta tulee kehitysehdotuksia laidasta laitaan. “Parhaat viedään eteenpäin. Kaikkea ei kannata lähteä kehittämään, kyse on kuitenkin volyymeista. Jos on tarpeeksi laaja käyttäjäkunta, ehdotus varmasti toteutetaan. Lomakepuolella on tehty paljon, paljon on vielä automatisoitavissa. Työ ei lopu”, lupaa Koski.
Asiakkaalle on rakennettu tarpeita vastaava palvelumalli. Kosken aikana yhteistyö Efecten vastuukonsultin kanssa on ollut antoisaa. Vastuukonsultti on ollut “hyvä pelikaveri” ja ISS:lle nimetty oma konsultti on ollut yhteistyössä iso etu. Myös Plus-tukipalvelun priorisoitu tuki auttaa nopeasti. Asiakasvastaavan kanssa pidetään säännölliset seurantapalaverit sekä teknologiafoorumit asiakkuudenhoitomallin mukaisesti. Koski kiittää myös hyvästä keskustelukulttuurista. “Yhteistyö on mukavaa ja siinä voidaan keskittyä oikeisiin asioihin. Kehittäminen on vikkelää ja prosessien rakentaminen onnistuu päivissä”, kiteyttää Koski.
”Efecte on kuin sveitsiläinen linkkari ja joustava alusta rakentaa erilaisia automatisointeja. Päivittäinen työkalu, minkä ympärillä arki pyörii”, Koski lopettaa.