Idealne narzędzie w codziennym życiu - Jak ISS używa Efecte?

ISS jest wiodącym na świecie dostawcą usług związanych z nieruchomościami i obiektami, a ISS Palvelut Oy jest liderem w tej dziedzinie w Finlandii. Globalne operacje umożliwiają ISS świadczenie kompleksowych usług dla międzynarodowych klientów w ich biurach w różnych krajach. ISS jest również pionierem w zarządzaniu usługami IT (ITSM). Oprócz ITSM, współpraca z Efecte kładzie nacisk na wykorzystanie zarządzania usługami w całej organizacji w innych funkcjach i operacjach biznesowych. Dostrzegli i wykorzystali potencjał Zarządzania Usługami w Przedsiębiorstwie na swoją korzyść.

ISS ma 8000 pracowników obsługiwanych przez Efecte. System ma łącznie 120 administratorów w IT, innych funkcjach i jednostkach biznesowych. Wymagania pracowników mobilnych są kluczowym elementem działalności ISS. Usługi muszą być dostępne w podróży. W pracy mobilnej systemy ERP są wykorzystywane do nadzorowania pracy. Podczas podróży usługi wsparcia są dostępne za pośrednictwem portalu formularzy.
 
ISS logo
 

Do czego jest używane Efecte?

Efecte jest używane, na przykład w usługach IT, obsłudze klienta, usługach HR, usługach kateringowych, zarządzaniu umowami, zespole ds. bezpieczeństwa, zespole ds. dobrego samopoczucia, WorkISS, zespołach wsparcia FMS, procesach P2P, wnioskach o dostęp do aplikacji i usługach rozruchowych.

 

Zarządzanie aktywami ISS jest obsługiwane w Efecte i działa płynnie jako część procesów zarządzania usługami. W przyszłości współpraca ta zostanie rozszerzona o przetwarzanie danych onboardingowych oraz zarządzanie ofertami i informacjami zwrotnymi. Integracja i raportowanie będą również dalej rozwijane.

"Efecte było początkowo narzędziem IT, z początkowym wprowadzeniem funkcji biletowania i zarządzania usługami. Wykorzystanie Efecte było skalowane przez ISS funkcja po funkcji".

TUOMO KOSKI

Architekt Rozwiązań, ISS

W jaki sposób rozszerzyłeś zastosowanie Efecte z zarządzania usługami IT na inne funkcje w organizacji?

Według Koskiego platforma Efecte sprzedała się sama. Pomogło w tym pozytywne doświadczenie działu IT z Efecte, które pozwoliło na powszechne uznanie korzyści płynących z centralizacji w organizacji. Uznano, że w organizacji takiej jak ISS automatyzacja podstawowych funkcji przyniesie znaczące korzyści biznesowe. Gdy usługa została już raz wdrożona, wiedza o platformie, która działała dobrze, została rozpowszechniona wewnętrznie.  "Sensowne było rozpoczęcie automatyzacji od sprawdzonego i niezawodnego narzędzia" - mówi Koski. 

Koski mówi, że inne działy również podjęły odważny krok w kierunku automatyzacji swoich procesów. Wiedzą, jak sprzedawać modele procesów wewnętrznie i wiedzą, co zostało zrobione w sąsiednich funkcjach. Doświadczenie organizacji i dobra interakcja wewnętrzna umożliwiają szybki rozwój. 

"Odwaga organizacji i nieustraszone podejście do próbowania nowych rzeczy umożliwiły szersze wykorzystanie Efecte również w digitalizacji procesów biznesowych niezwiązanych z IT" - mówi Jenni Heinisuo, Head of Information Management w ISS Palvelut Oy, i kontynuuje: 

"Ze względu na dużą skalę działalności ISS, musieliśmy znaleźć sposoby na zaoszczędzenie czasu pracy, skrócenie czasu realizacji i zmniejszenie liczby błędów".

"Sukces skalowania wynikał z dobrze zaprojektowanej struktury usług, która była łatwa do powielenia w różnych częściach operacji. ISS ma wiele zespołów korzystających z Efecte i wiele funkcjonalności, które zostały wykorzystane. Stworzono również indywidualne przypadki użycia, od formularzy transferu odpadów po notatki" - dodaje Koski.

"Zaletą Efecte jest jego łatwa konfigurowalność, która pozwala na zwinne i samodzielne projektowanie usługi. Przy minimalnych zmianach byliśmy w stanie wdrożyć usługę HR z silnym naciskiem na ochronę danych w procesach onboardingu. Inne usługi również obsługują znaczną ilość poufnych danych. Zaletą Efecte jest to, że jest fińska. Istnieje zaufanie, że ochrona danych i kwestie bezpieczeństwa są w porządku" - mówi Koski.

Jak używane jest Efecte?

ISS wykorzystuje również liczne funkcje międzyzespołowe. Usługi są zintegrowanymi sekwencjami, które przechodzą przez całą organizację. "Dzięki temu, że wszyscy korzystają z Efecte, łatwo jest przekazać zgłoszenie serwisowe do odpowiedniej osoby w Efecte. Wytyczne są ulepszone dzięki portalowi formularzy" - mówi Koski, wyjaśniając bardziej szczegółowo korzystanie z Efecte. "W dzisiejszych czasach korzystanie z usług cyfrowych i ticketów jest dla naszych pracowników bardziej naturalne. Nadal korzystamy z usług e-mail, ale są one również zautomatyzowane".
Zespół bezpieczeństwa pracy
Wykorzystanie Efecte przez zespół ds. bezpieczeństwa pracy jest wciąż dość nowym przykładem. Zespół wykorzystuje Efecte do obsługi i raportowania incydentów bezpieczeństwa, prowadząc jednocześnie dziennik incydentów w systemie.
Notatki 
Jedną z głównych funkcji wbudowanych w Efecte są comiesięczne wewnętrzne notatki finansowe. Notatki są wykorzystywane do celów księgowych, a także do przenoszenia wydatków między zespołami. Formularze cyfrowe są przechowywane w Efecte. Efecte jest połączony z robotami programowymi, które są wykorzystywane do budowania interfejsów z systemem ERP. Wszystkie informacje można znaleźć w jednym miejscu. Ścieżka audytu pozostaje w Efecte i możliwe jest sprawdzenie w Efecte, jakie notatki zostały sporządzone, kiedy i przez kogo. Jedną z głównych funkcji wbudowanych w Efecte są comiesięczne wewnętrzne notatki finansowe. Notatki są wykorzystywane do celów księgowych, a także do przenoszenia wydatków między zespołami. Formularze cyfrowe są przechowywane w Efecte. Efecte jest połączony z robotami programowymi, które są wykorzystywane do budowania interfejsów z systemem ERP. Wszystkie informacje można znaleźć w jednym miejscu. Ścieżka audytu pozostaje w Efecte i możliwe jest sprawdzenie w Efecte, jakie notatki zostały sporządzone, kiedy i przez kogo.
Nagradzanie
Propozycja Omena jest używana do ogłoszenia pracownika miesiąca w portalu samoobsługowym, skąd ogłoszenie jest przekazywane wewnątrz organizacji do zatwierdzenia i przetworzenia w Efecte. Po zatwierdzeniu propozycja Omena jest przekazywana do systemu ERP, a następnie do listy płac. Model wynagradzania jest zautomatyzowanym procesem od początku do końca.
WorkISS - usługa wsparcia dla pracowników pierwszej linii
W usłudze pomocy technicznej WorkISS wdrożono cyfrowe formularze dla prostych, priorytetowych kategorii. Centrum pomocy jest dostępne dla wszystkich. "Staramy się, aby wszyscy w organizacji korzystali z WorkISS" - mówi Heinisuo.  

Biorąc pod uwagę dużą liczbę wniosków o wsparcie otrzymywanych przez pierwszą linię, kluczowe jest posiadanie narzędzia, które prowadzi i automatyzuje proces. Zarządzanie poziomem usług Efecte służy do ustalania priorytetów pilnych spraw. Zbudowano również funkcje, na przykład dla listy płac i znaczników czasu.
Dokumenty transferowe dla transportu odpadów
Po zeszłorocznej zmianie przepisów UE, transport odpadów do stacji sortowania musi być zgłaszany władzom. ISS szukała jak najbardziej przyjaznego dla użytkownika rozwiązania, aby zapewnić niezbędne raportowanie w uciążliwym oficjalnym rejestrze. Teraz kierowcy mogą z łatwością tworzyć formularze na swoich smartfonach, korzystając z szablonów zaimplementowanych w Efecte. Pola formularza zawierają obowiązkowe informacje wymagane w rejestrze administracyjnym. Kopia formularza jest wysyłana do sortowni, a dane są przesyłane do rejestru administracyjnego.  

Wypełnianie formularza jest łatwe, a przesyłanie danych do systemów przypomina robienie zakupów. Heinisuo mówi: "Trudna użyteczność może łatwo prowadzić do ominięcia procesu, dlatego szczególną uwagę zwrócono na łatwość użytkowania. Przed wprowadzeniem rejestru władz publicznych używano papierowych formularzy, co było uciążliwe i czasochłonne. Teraz cały proces został w pełni zdigitalizowany, aby spełnić wymagania władz".
Powiadomienie o alarmie nieruchomości
ISS prowadzi działalność nadzorczą na terenie całego kraju. "Powiadamianie o alarmach było bardzo typową potrzebą biznesową. Ważną rzeczą w formularzu powiadomienia jest to, że jest on konkretny, tzn. nie brakuje w nim żadnych istotnych informacji" - mówi Koski.

Jakim narzędziem jest Efecte dla ISS?

Heinisuo i Koski twierdzą, że Efecte to zwinna platforma do rozwijania usług i ich automatyzacji. Mówią, że organizacja otrzymuje sugestie dotyczące rozwoju ze wszystkich stron.

"Najlepsze z nich są realizowane. Nie warto rozwijać wszystkiego, wszystko zależy od ilości. Jeśli masz wystarczająco dużą bazę użytkowników, z pewnością ją wdrożysz. Wiele zrobiono po stronie formularzy, wiele można jeszcze zautomatyzować. Praca nie zostanie zatrzymana" - obiecuje Koski.
 

Model usług został zbudowany w celu zaspokojenia potrzeb klienta. Od początku współpracy z Koski, współpraca z konsultantem Efecte była satysfakcjonująca. Główny konsultant był "dobrym towarzyszem gry", a posiadanie dedykowanego konsultanta przypisanego do ISS było dużą zaletą w partnerstwie. Priorytetowe wsparcie usługi wsparcia Plus zapewnia szybką pomoc. Odbywają się regularne spotkania z opiekunem klienta, a także fora technologiczne zgodnie z modelem zarządzania kontem. Koski chwali również dobrą kulturę dyskusji.

"Współpraca jest przyjemna i pozwala nam skupić się na właściwych rzeczach. Rozwój jest szybki, a procesy można zbudować w ciągu kilku dni" - podsumowuje Koski. 

"Efecte jest jak szwajcarski scyzoryk i elastyczna platforma do budowania różnych procesów automatyzacji. Idealne narzędzie do codziennego życia" - podsumowuje Koski.

Jesteś zainteresowany?

Z przyjemnością opowiemy więcej!

Dowiedz się więcej o naszych klientach

Self-service

Eltel, wiodący dostawca infrastruktury krytycznej,  automatyzuje service desk i procesy IT dzięki platformie Efecte.

września 7, 2023

IT Service Management

ICT Elmo i Grupa AINS

sierpnia 1, 2023

Enterprise Service Management

Alko PL

sierpnia 1, 2023