Skontaktuj się z nami
Efektywne zarządzanie wieloma rodzajami i dużą liczbą umów i porozumień.
Finavia używa Efecte jako systemu zarządzania kontaktami od prawie dekady. Organizacja jest zadowolona z tego, jak system spełnia potrzeby i wymagania w zwinny sposób. "Podstawowa struktura Efecte jest prosta i łatwa do wdrożenia. Zarządzanie wszystkimi umowami, które corocznie przechodzą przez system, jest płynne. System nie nakłada na nikogo dodatkowych obowiązków", podkreśla Jari Kinnunen, Kierownik ds. Usług IT w Finavia.
Ze względu na samą ilość, Finavia musi mieć wgląd w żywotność bieżących kontraktów. W Efecte automatyczne alerty sygnalizują osiągnięcie określonych kamieni milowych w danym typie umowy. Możliwe jest również dostosowanie alertów do konkretnych potrzeb. Funkcja ta zapewnia, że procesy planowania i zaopatrzenia mogą zostać rozpoczęte w odpowiednim czasie lub jeśli osiągnięty zostanie kamień milowy w zakresie cen usług, który należy wdrożyć w budżetowaniu i księgowości.
Licencje na Efecte są udostępniane pracownikom Finavia w zależności od zakresu ich pracy. System jest używany głównie przez osoby pracujące w finansach i administracji. Rzeczywiste umowy są przygotowywane w innych systemach, a po sfinalizowaniu i podpisaniu umowy są one przesyłane do Efecte wraz z odpowiednimi i ustandaryzowanymi metadanymi. Koordynator umowy otrzymuje powiadomienie o otwartym zgłoszeniu i może kontynuować obsługę umowy.
Standardowi użytkownicy nie mogą usuwać danych z systemu, co minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego. Administratorzy uczestniczą w szkoleniach Efecte organizowanych przez Efecte lub złotego partnera Efecte Finavia, NotkiaIT. "Konfiguracja Efecte jest prosta, a interfejs użytkownika jest bardzo prosty. System jest bardzo łatwy do wdrożenia przez bardziej doświadczonych kolegów", mówi Sami Skogberg, konsultant NotkiaIT. "Istnieje ciągły, regularny dialog między Finavią a nami, aby upewnić się, że system spełnia wszelkie nowe potrzeby klienta. Kiedy spotykamy się, aby omówić tematy związane z Efecte, administratorzy wymieniają się również dobrymi praktykami i wskazówkami". Ponadto koordynatorzy umów odpowiedzialni za procesy są regularnie szkoleni.
Jari Kinnunen przypomina, że przy wyborze systemu ważne jest, aby wiedzieć, do czego będzie on używany. "Procesy zarządzania umowami w Finavii przebiegają naprawdę sprawnie. Przy zakupie systemu dobrze odrobiliśmy pracę domową i przemyśleliśmy wszystkie procesy związane z umowami. Dzięki starannie wykonanym pracom przygotowawczym, specyfikacje wyboru pomiędzy konkurencyjnymi ofertami były jasne. Efecte jest dostawcą wysokiej jakości: Dokonaliśmy naprawdę dobrego wyboru dekadę temu. Dobrze jest go kontynuować".
- Zautomatyzowane przypomnienia o kamieniach milowych okresu obowiązywania umowy
- Przejrzysty i prosty interfejs użytkownika, który wspiera rzeczywiste procesy
- Wydajne rozwiązanie do zarządzania dużą liczbą umów