Finavia

Efektywne zarządzanie wieloma rodzajami i dużą liczbą umów i porozumień.

Firma: Finavia zapewnia wysoką jakość usług na fińskich lotniskach

Finavia jest kluczowym dostawcą usług w zakresie planowania i budowy infrastruktury lotniskowej oraz utrzymania lotnisk na 20 lotniskach w Finlandii. Finavia nieustannie dąży do zapewnienia najlepszej jakości usług swoim klientom i pasażerom lotnisk. Helsinki-Vantaa to główne lotnisko dla pasażerów tranzytowych z całego świata i główny punkt obsługi Finavia.

Zarówno operacje lotnicze, jak i naziemne, w tym ładunki i logistyka na lotniskach, są ściśle regulowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa pasażerów. Dla Finavii kluczowe jest spełnienie wszystkich wymogów regulacyjnych bez uszczerbku dla płynności i przyjemności pasażerów linii lotniczych.

Wyzwanie: Regulacje wymagają umów i porozumień

Aby spełnić standardy jakości, wszystkie usługi zlecane na zewnątrz muszą być dobrze określone i monitorowane w weryfikowalny sposób. Wymaga to szczegółowych umów dotyczących poziomu usług i umów biznesowych między stronami. Finavia zidentyfikowała kilka rodzajów umów, z których niektóre dzielą się na dalsze podkategorie. Liczba umów obsługiwanych rocznie jest bardzo wysoka.
Zewnętrzne i wewnętrzne audyty operacji oznaczają, że umowy muszą być dostępne do kontroli w razie potrzeby. Dlatego też procesy zarządzania umowami muszą być dopracowane i posiadać solidny system, który będzie je wspierał.

"Podstawowa struktura Efecte jest prosta i łatwa do wdrożenia. Zarządzanie wszystkimi umowami, które corocznie przechodzą przez system, jest płynne. System nie dubluje nakładu pracy dla nikogo".

JARI KINNUNEN, MENEDŻER USŁUG INFORMATYCZNYCH

Finavia 

Rozwiązanie: Sprawne i bezpieczne zarządzanie umowami z Efecte

Finavia używa Efecte jako systemu zarządzania kontaktami od prawie dekady. Organizacja jest zadowolona z tego, jak system spełnia potrzeby i wymagania w zwinny sposób. "Podstawowa struktura Efecte jest prosta i łatwa do wdrożenia. Zarządzanie wszystkimi umowami, które corocznie przechodzą przez system, jest płynne. System nie nakłada na nikogo dodatkowych obowiązków", podkreśla Jari Kinnunen, Kierownik ds. Usług IT w Finavia.

Ze względu na samą ilość, Finavia musi mieć wgląd w żywotność bieżących kontraktów. W Efecte automatyczne alerty sygnalizują osiągnięcie określonych kamieni milowych w danym typie umowy. Możliwe jest również dostosowanie alertów do konkretnych potrzeb. Funkcja ta zapewnia, że procesy planowania i zaopatrzenia mogą zostać rozpoczęte w odpowiednim czasie lub jeśli osiągnięty zostanie kamień milowy w zakresie cen usług, który należy wdrożyć w budżetowaniu i księgowości.

Licencje na Efecte są udostępniane pracownikom Finavia w zależności od zakresu ich pracy. System jest używany głównie przez osoby pracujące w finansach i administracji. Rzeczywiste umowy są przygotowywane w innych systemach, a po sfinalizowaniu i podpisaniu umowy są one przesyłane do Efecte wraz z odpowiednimi i ustandaryzowanymi metadanymi. Koordynator umowy otrzymuje powiadomienie o otwartym zgłoszeniu i może kontynuować obsługę umowy.

Standardowi użytkownicy nie mogą usuwać danych z systemu, co minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego. Administratorzy uczestniczą w szkoleniach Efecte organizowanych przez Efecte lub złotego partnera Efecte Finavia, NotkiaIT. "Konfiguracja Efecte jest prosta, a interfejs użytkownika jest bardzo prosty. System jest bardzo łatwy do wdrożenia przez bardziej doświadczonych kolegów", mówi Sami Skogberg, konsultant NotkiaIT. "Istnieje ciągły, regularny dialog między Finavią a nami, aby upewnić się, że system spełnia wszelkie nowe potrzeby klienta. Kiedy spotykamy się, aby omówić tematy związane z Efecte, administratorzy wymieniają się również dobrymi praktykami i wskazówkami". Ponadto koordynatorzy umów odpowiedzialni za procesy są regularnie szkoleni.

Jari Kinnunen przypomina, że przy wyborze systemu ważne jest, aby wiedzieć, do czego będzie on używany. "Procesy zarządzania umowami w Finavii przebiegają naprawdę sprawnie. Przy zakupie systemu dobrze odrobiliśmy pracę domową i przemyśleliśmy wszystkie procesy związane z umowami. Dzięki starannie wykonanym pracom przygotowawczym, specyfikacje wyboru pomiędzy konkurencyjnymi ofertami były jasne. Efecte jest dostawcą wysokiej jakości: Dokonaliśmy naprawdę dobrego wyboru dekadę temu. Dobrze jest go kontynuować".

Korzyści

  • Zautomatyzowane przypomnienia o kamieniach milowych okresu obowiązywania umowy
  • Przejrzysty i prosty interfejs użytkownika, który wspiera rzeczywiste procesy
  • Wydajne rozwiązanie do zarządzania dużą liczbą umów

Zainteresowany?

Zostaw swoje dane, a wkrótce się z tobą skontaktujemy.

Przeczytaj więcej customer cases

Self-service

Eltel, wiodący dostawca infrastruktury krytycznej,  automatyzuje service desk i procesy IT dzięki platformie Efecte.

września 7, 2023

IT Service Management

ICT Elmo i Grupa AINS

sierpnia 1, 2023

Enterprise Service Management

Alko PL

sierpnia 1, 2023