Istekki, en IT-tjänsteleverantör, ersätter flera äldre system med ett enda.

Situationen 

"På grund av vår bakgrund och snabba tillväxt hade vi över 10 olika system för att utföra våra kärnprocesser i leveranskedjan," säger Kristo Jokela, direktör för slutanvändartjänster på Istekki. Medarbetarna behövde till exempel använda fyra separata system för att ta emot serviceförfrågningar, skapa ärenden, registrera arbetstimmar och uppdatera utrustningsdata. Ytterligare system användes för CRM, projektledning, upphandling, lagerhantering samt BI och analys.

Under 2023 fokuserade Istekki på att öka värdet genom vidareutveckling av tjänster och nya implementeringar, både för sina kunder och för sig själva. Företaget har även haft ett tydligt fokus på framtiden, där de strävar efter mer omfattande automatisering och den hjälp och snabbhet som AI kan erbjuda för våra tjänster.

Istekki Oy grundades 2010 när Kuopio stad och Kuopio universitetssjukhus slogs samman och outsourcade sina IT-resurser. Idag har Istekki över 1000 anställda i fyra städer och betjänar mer än 30 städer, kommuner och sjukhus, varav de flesta också är ägare. Årsomsättningen 2023 var 278 miljoner euro.

Utmaningen: Enklare, snabbare och bättre service.

Förutom grundläggande ICT-tjänster hanterar Istekki även sjukhussystem och medicinsk utrustning. De som behöver assistans kan därför vara användare av allt från smartphones och bärbara datorer till blodtrycksmätare.

”Vår servicedesk erbjuder en enda kontaktpunkt, och vårt mål är att lösa de flesta problem direkt. Om ytterligare expertis behövs är det viktigt att vi enkelt kan följa upp ärendet,” säger Kristo Jokela, Director of End User Services på Istekki.

 

"Det gör arbetet mycket enklare och snabbare än tidigare. Det är också enkelt att registrera en ny medarbetare i systemet. Hela leveranskedjan har blivit mycket mer transparent. Det är lättare för oss att förutse och planera vår verksamhet."

Kristo Jokela

Director of End User Services, Istekki

Lösningen

Enligt Kristo har enkel spårning blivit möjlig sedan Efecte implementerades, och detta är nu också tillgängligt för kunder i form av självservice. "Slutanvändare kan följa upp sina serviceförfrågningar via vår självserviceportal. Genom att använda självserviceportalen för olika fördefinierade förfrågningstyper kan vi betjäna våra kunder mer effektivt och i rätt tid. Efectes självserviceportal i kombination med automation har kraftigt minskat leveranstiderna för förfrågningar som användarbehörigheter. Portalen kan också användas som startpunkt för förfrågningar utanför ICT-området, som HR och underhåll för våra kunder, så vi talar verkligen om en plattform för företagsservicehantering."
 

Istekkis anställda sparar också tid genom att dra nytta av den rollbaserade arbetsflödeshanteringen i Efecte. Varje användare får se exakt det de behöver i sitt arbete. "Det gör arbetet mycket enklare och snabbare än tidigare. Det är också enkelt att registrera en ny medarbetare i systemet." Jokela använder själv olika rapporter som rör kvaliteten och kostnaderna för kundservice. "Hela leveranskedjan har blivit mycket mer transparent. Det är lättare för oss att förutse och planera vår verksamhet."

Identity Management

Behovet av identitetshantering inom välfärdsområden är kopplat till att automatisera behörighets- och åtkomstförfrågningar samt uppdateringar, vilket underlättar både underhåll och kundupplevelse och användbarhet. Detta är bara den lägsta och första nivån av implementering. Istekki erbjuder nu mervärde till sina kunder genom att utöka identitetshanteringstjänsten till bredare åtkomst- och rättighetsområden.

Enterprise Service Management 

Istekkis ITSM/ESM-tjänst har erkänts som en kraftfull lösning för att möta servicehanterings-behoven hos våra delägare. Detta bekräftas av antalet projekt och det växande intresset från deras delägare för den mångsidiga användningen av tjänsten i städer, välfärdsområden och andra interna företag. Istekkis tjänst är baserad på hela Efecte-plattformen och möjliggör mycket anpassningsbara och omfattande servicehanterings-lösningar för både IT-ledning och andra kundorganisationer.

En bit i taget

När samarbetet inleddes hade Istekki ett uppdrag att ersätta mer än 10 äldre system med ett enda tjänstehanteringssystem, vilket var ett enormt projekt, oavsett hur man såg på det. “Tillsammans med Efecte ville vi göra övergången så smidig som möjligt. Därför delade vi upp projektet i hanterbara arbetsuppgifter och upprätthöll ett konstant flöde av kommunikation och workshops,” säger Jokela. Systemet konfigurerades och implementerades för en användargrupp i taget för att säkerställa att kundservicen, Istekkis livsnerv, förblev oavbruten.
Samarbetet 

Under åren har samarbetet mellan Efecte och Istekki blivit mångfacetterat, från praktiskt konfigurationsarbete till planering och hantering av komplexa stora enheter. Dessutom arbetar Istekki och Efecte tillsammans dagligen för att möta kundernas behov genom projekt och förändringar.

stekki's delägare har behov som kompletteras med tjänster i samarbete med Istekki för att skapa kompletterande vägkartor. Dessa utvecklas vidare tillsammans med Efecte och, om nödvändigt, involverar Efectes produktutveckling. Under 2023 utvecklades även en samarbetsmodell som är enkel att använda både på den operativa underhålls- och utvecklingsnivån. Vi har bevisat att enkelheten och effektiviteten i samarbetet ofta har gett nytt momentum i form av nya projekt och ökat antal.

Fördelen

Systemet utvecklades även vidare medan de första användarna redan testade det. Alla Istekki-anställda använder nu Efecte. “Systemet är nu igång och i drift, men vi vill fortsätta utvecklingsarbetet med Efecte för att säkerställa systemets så långa livslängd som möjligt.”

Enkelhet med ett molnbaserat system som ersatte över tio äldre system

  • En enda självbetjäningsportal för både anställda och kunder
  • Stora tidsbesparingar tack vare automatisering och fördefinierade roller

Sätta kurs mot framtiden

I början av 2024 identifierade Istekki betydande utvecklingsmål som skapar mervärde för kunderna genom AI. Integreringen av dessa mål som en del av kundernas användning har nu påbörjats. Uppgiften för 2024 är att få nya kundmiljöer i produktion, identifiera nya AI- och automatiseringsmöjligheter, genomföra de första testerna och starta de första projekten.

Samtidigt som Istekki fokuserar på pågående projekt och löpande produktion, söker de nästa steg i den fortsatta utvecklingen. Istekkis testmiljö berikas med olika "smarta tjänstehanteringslösningar".

Intresserad? Vi berättar gärna mer!

Lämna dina uppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Läs fler kundcase

ITSM

Rödl & Partner

augusti 29, 2024

ITSM

Helmholtz München

augusti 29, 2024

ITSM

Athena Beteiligungen GmbH

augusti 29, 2024