Platforma Efecte w rozległym użyciu na Uniwersytecie Wschodniej Finlandii

Na Uniwersytecie Wschodniej Finlandii użytkownicy tworzą nowe przypadki użycia dla Efecte

"Wspaniale jest z nimi pracować" - mówi Petra Hiisiö, menedżer ds. klientów UEF (University of Eastern Finland) w Efecte.  

Współpraca UEF i Efecte rozpoczęła się wiosną 2021 r. od konkurencyjnego przetargu na usługę zarządzania publicznymi usługami IT. Przed przetargiem UEF przygotowywał proces poprzez badanie rynku, a osoby zarządzające IT UEF przyglądały się operatorom w terenie i rozważały różne opcje.

Potrzeby digitalizacji z punktu widzenia całej organizacji

UEF zidentyfikował potrzebę cyfryzacji usług i procesów usługowych z szerszego punktu widzenia niż tylko zarządzanie IT i usługi IT. Dlatego celem badania rynku było zidentyfikowanie rozwiązania do Zarządzania Usługami w Przedsiębiorstwie, które lepiej zaspokajałoby potrzeby różnych części organizacji niż rozwiązanie do zarządzania usługami IT.  

Wybrane rozwiązanie miałoby również więcej użytkowników w innych częściach organizacji (200) niż w zarządzaniu IT (60).

Spośród różnych organizacji uwzględnionych w badaniu rynku, platforma zarządzania usługami Efecte została wyróżniona jako jedna z potencjalnych alternatyw, z funkcjami, które wydawały się być dobrze dopasowane do potrzeb zidentyfikowanych przez UEF.  

Oferowane rozwiązania zostały starannie ocenione w ramach przetargu dla administracji publicznej. Cena była ważnym czynnikiem w ocenie całego pakietu.

"Nasza współpraca przebiega niezwykle płynnie i naturalnie. Możemy otwarcie omawiać wyzwania z Efecte i oni również rzucają nam wyzwania".

JUHAMATTI TILLONEN

ITIL MP, IT Manager, UEF

Współpraca oparta na przejrzystości i regularności

Współpraca między Efecte i UEF opiera się na regularnych dyskusjach odbywających się mniej więcej co tydzień. Juhamatti Tillonen podkreśla udaną komunikację, nawet w skomplikowanych sytuacjach. Już na wczesnych etapach projektu wdrożeniowego zidentyfikowano potrzebę powrotu do tego, co zostało uzgodnione i określenia wymagań. Stały i otwarty dialog sprawia, że wszystko przebiega sprawnie.  

Kwartalne przeglądy biznesowe tworzą spójny ogólny obraz i zapewniają wszystkim stronom wgląd w rozwój i przyszłe wymagania.

U podstaw udanej współpracy leży szybkie podejmowanie decyzji, a osoby decyzyjne są również zaangażowane w codzienne operacje. 

"Efecte Care, które odbywa się raz w miesiącu, to dobra rzecz. Umożliwia nam omawianie celów rozwojowych. Zarówno biuro obsługi Efecte, jak i konsultanci pomagają w pracach rozwojowych. Bardzo sprawnie znaleźliśmy rozwiązania. Lokalni eksperci byli istotnym atutem współpracy" - mówi Juhamatti Tillonen.

Kilka rozwiązań Efecte uwzględnionych w cyfryzacji zarządzania usługami UEF

W ramach projektu wdrożeniowego, który rozpoczął się po okresie wakacyjnym w 2021 r., wdrożono rozwiązania UEF do zarządzania usługami IT i ESM (Zarządzanie Usługami w Przedsiębiorstwie) dla usługi wsparcia IT UEF. Rozwiązanie obejmowało zarządzanie incydentami, zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi, zarządzanie zmianami i problemami, zarządzanie zasobami oraz portal samoobsługowy.  

Portal samoobsługowy został zrealizowany jako scentralizowana usługa wykorzystywana zarówno przez pracowników UEF, jak i jej studentów. Projekt obejmował również rozwiązanie Sygnalista, które jest gotowe do wdrożenia w ramach rozwijających się przepisów.

Projekt wdrożenia był realizowany w trzech etapach. Przechodząc do kolejnego etapu, prace wykonane na poprzednim zawsze mogły być dalej rozwijane. Projekt wdrożeniowy został oficjalnie zakończony 1 września 2022 roku. 

W przyszłości wszystkie zamówienia sprzętu i oprogramowania UEF będą składane za pośrednictwem portalu samoobsługowego. Prace rozwojowe były prowadzone we współpracy z UEF, Telia i Dustin.  

Zebrano dane dla Wirtualnego Trenera, a sztuczna inteligencja jest już wykorzystywana do wspierania ludzkich agentów. Prowadzone są również rozmowy dotyczące digitalizacji zarządzania tożsamością i wdrożenia systemu IGA firmy Efecte.

Wykorzystanie Efecte przez UEF promowało zarządzanie oparte na wiedzy i stworzyło nowe przypadki użycia

Mimo, że rozwiązania Efecte są w użyciu dopiero od niedawna, UEF był już w stanie zidentyfikować zalety platformy. Platforma ma około 200 użytkowników. Z punktu widzenia jednostek usługowych korzystanie z platformy zwiększy widoczność ponad granicami organizacyjnymi.   

Identyfikacja czynników kosztowych i potrzeb rekrutacyjnych stała się łatwiejsza. Oparte na wiedzy zarządzanie produkcją codziennych usług wzrosło. Raporty Efecte już teraz generują dane, które umożliwiają analizę wkładu i zapotrzebowania na zasoby. 

"Możemy już wykazać skuteczność działań, zarówno pod względem zasobów, jak i procesów" - mówi Tillonen. "Udało nam się przełamać bariery między jednostkami. Ogólnie rzecz biorąc, współpraca między jednostkami uległa poprawie". 

Wykorzystanie platformy w innych częściach organizacji również stworzyło zupełnie nowe przypadki użycia. Wcześniej Centre for Continous Learning UEF zapewniało studentom pomoc za pośrednictwem poczty elektronicznej. Po usłyszeniu o platformie Efecte, projektanci programów nauczania również chcieli mieć do niej dostęp.

Centre for Continuous Learning obsługuje teraz również studentów za pomocą systemu biletowego Efecte. Dzięki bardziej wydajnej dokumentacji i uporządkowaniu danych, system biletowy ułatwia pracę projektantom programów nauczania i poprawia ich wykorzystanie czasu. 

Tillonen poleca również Biuro Obsługi Efecte. Jako zachętę dla Efecte uważa, że należy dołożyć więcej starań, aby zachęcić klientów do korzystania z Biura Obsługi. "Współpraca wymaga katalizatora", mówi Tillonen, co oznacza, że uniwersytety mogłyby uzyskać korzyści synergii poprzez wzajemne omawianie przypadków użycia. Widzi w tym również wyraźną rolę dla Efecte.  

 Podsumowując, Tillonen wspomina o Jonne i Nicku z Efecte, którzy przyjeżdżają na miejsce, aby sprawdzić system UEF i zaplanować przyszły rozwój. "To wspaniałe, że słuchają klienta i jesteśmy w stanie wspólnie rozwijać system" - mówi Tillonen.

Zainteresowany?

Chętnie opowiemy więcej o współpracy UEF i Efecte - prosimy o kontakt!

Przeczytaj więcej customer cases

Self-service

Eltel, wiodący dostawca infrastruktury krytycznej,  automatyzuje service desk i procesy IT dzięki platformie Efecte.

września 7, 2023

IT Service Management

ICT Elmo i Grupa AINS

sierpnia 1, 2023

Enterprise Service Management

Alko PL

sierpnia 1, 2023