Kontakta oss
IT-enheten på Sollentuna kommun bytte från ett stort amerikanskt system till Efecte.
"Efecte uppfyllde alla mål som vi hade, även kostnadsmässigt, och systemet stöttar vårt arbetssätt." Det säger Mari Ivarsson, Change Manager på Sollentuna kommun, och Åsa Joffs, förvaltningsledare för Sollentuna systemförvaltningsmodell och processledare för IT-enhetens stödprocesser på Sollentuna kommun.
IT-enheten på Sollentuna kommun levererar och supporterar IT-tjänster enligt ITIL till alla verksamheter i den kommunala organisationen. Sollentuna kommun använder en förvaltningsmodell baserad på pm3 som stöd i förvaltning/utveckling av IT-stöd.
Tidigare använde IT-enheten en amerikansk molntjänst, men när avtalet med den tidigare leverantören gick mot sitt slut var det inte aktuellt att fortsätta med samma leverantör.
"Det tidigare systemet hade alla möjligheter att stödja våra behov, men alla förändringar i systemet krävde stora konsultinsatser samt att leverantören är för stor för oss. Det var en ganska viktig anledning till att vi började söka efter alternativ", säger Ivarsson och Joffs.
-
"Efecte gjorde en mycket bra demo av sitt system med tyngdpunkten på de delar av systemet som just vår enhet behöver. De uppfyllde alla mål som vi hade, även kostnadsmässigt."
Det var ett stort plus för Sollentuna att den nya systemleverantören var nordisk i stället för amerikansk.
"Det är väldigt viktigt för oss var våra data lagras."
Sollentuna kommun valde slutligen Efectes lösning. Nu använder IT-enheten Efectes portal och Efecte ITSM för arbetsflödena Incident, Change, Service Request, IT-flöde och Internservice. De två sista har kunden utvecklat tillsammans med Efecte.
Enligt Ivarsson och Joffs var det lätt att börja använda Efecte.
"Systemet är intuitivt och stöttade vårt sätt att arbeta och vi blev inte tvungna att ändra på några befintliga processer."
Däremot fick IT-enheten möjligheten att arbeta på ett nytt sätt, berättar de.
"Vi började sköta vår interna ärendehantering i Efecte. Att samarbeta på en gemensam plattform var nytt för oss."
"Nu kan vi hålla ihop trådarna via systemet och följa ärenden i stället för att skicka mejl. Det här minskar bland annat personberoendet i vårt arbete."
Ivarsson och Joffs upplever att Sollentuna matchar bra med Efecte - ingendera är för stor för den andre.
"Samarbetet med Efecte fungerar bra. Vi har en dedikerad konsult som är orienterad i vår uppsättning av Efecte och hur vår verksamhet ser ut. Vi har även tillgång till Efectes Service Desk."
Ett stort plus är att IT-enheten själva kan anpassa och utveckla systemet och det sker helt utan kod. Det har resulterat i snabbare utveckling av systemet och minskade konsultkostnader.
"Med Efecte kan vi som förvaltar systemet konfigurera systemet själva. Det sker enkelt och intuitivt utan kod, och vi behöver sällan kontakta en konsult."
Med Efecte har Sollentuna inga interna kostnader för driften av systemet.
"Kommunen behöver inte upprätthålla egna servrar och Efecte sköter kontinuerligt alla uppgraderingar både i test- och driftmiljön."
"Vår Servicedesk och även övriga interna medarbetare anser att gränssnittet är trevligt och intuitivt. De säger att Efecte är mycket enklare och tydligare att använda än tidigare system."
En del slutanvändare har visserligen upplevt att Efectes portal till vissa delar behöver göras smidigare, berättar Ivarsson och Joffs.
"Men vi vet att Efecte jobbar på det. Vi hoppas att den nya portalen ger en ännu bättre användarupplevelse."
Sollentuna implementerade Efecte hösten 2021, vilket betyder att IT-enheten nu har gedigen erfarenhet av systemet.
De integrationer som sattes upp i början har stor stabilitet.
"Vi har använt Efecte för integration genom EIS med våra två största driftleverantörer för incidenter och service requests. Det har fungerat smidigt och säkert. Nu planerar vi att integrera fler processer och leverantörer i systemet", säger Åsa Joffs.
"Det finns flera processer som vi inte hunnit med ännu. Vi har faktiskt jättemånga behov i arbetet hos oss till vilka vi vill använda Efecte, till exempel Financial Management."
Dessutom har systemet använts för att stödja Sollentunas förvaltningsmodell, ett område där Joffs ser stor potential.
"Vi har fått många interna förfrågningar om att använda Efecte ute i våra verksamheter. Vi ser att det finns många fördelar av att använda Efecte inom kommunen, men detta skall naturligtvis utredas först", säger Ivarsson och Joffs.