Hur ISS använder Efecte – Det dagliga verktyget som vardagen kretsar kring

 

ISS är en världsledande leverantör av fastighets- och anläggningstjänster samt den främsta aktören inom sitt område i Finland. Den globala verksamheten möjliggör för ISS att tillhandahålla konsekventa tjänster till multinationella kunder på deras kontor i flera olika länder. ISS är också en pionjär inom IT Service Management (ITSM). Efectes och ISS samarbete har mycket betonats av just ITSM, men även användningen av tjänstehantering i organisationens andra funktioner och affärsverksamheter. Till exempel som följd av det här samarbetet har man identifierat olika möjligheterna med Efectes Enterprise Service Management. 

Nuförtiden har ISS över 8000 anställda som använder Efecte. Systemet har totalt 120 processorer inom IT samt andra funktioner och affärsenheter. Behovet av flexibilitet hos mobila arbetare är ett centralt fokus för ISS verksamhet, vilket innebär att tjänsterna ska vara mobilt tillgängliga. I det mobila arbetet används ERP-system för arbetskontroll. Supporttjänster är mobilt tillgängliga via en enkel formulärportal. 

 

ISS logo

 

Vad används Efecte till?

Efectes system används till exempel till IT-tjänster, kundservice, HR-tjänster, cateringtjänster, avtalshantering, arbetssäkerhet, arbetshälsa, förmans support (WorkISS), ERP-systemets bakgrundssupport (FSM), P2P-processer, begäran om applikationstillgång och onboarding-tjänster

 

ISS enhetsregister hanteras i Efecte och det fungerar sömlöst som en del av servicehanteringsprocesser. I framtiden kommer samarbetet utvecklas till att omfatta bearbetning av onboarding-data samt hantering av erbjudanden och feedback. Dessutom har man meningen att vidareutveckla integration och rapportering. 

“Efecte var i början ett IT-verktyg där man först implementerades taggning och olika funktioner inom Service Management. Användningen av Efecte skalades upp inom ISS, funktion för funktion.”

Tuomo Koski

Lösningsarkitekt, ISS

Hur utvidgade ISS användning av Efecte från ITSM till fler funktioner i organisationen?

Koski konstaterar att Efecte-plattformen sålde sig själv. IT-avdelningens goda erfarenhet av Efecte hjälpte och fördelarna med centralisering blev allmänt erkända genom hela organisationen. Dessutom insåg man att i en organisation som ISS skulle det finnas betydande affärsfördelar med att automatisera grundläggande funktioner. När tjänsten var återigen utplacerad, spred kunskapen om plattformen hur bra den fungerade internt. "Det var vettigt att börja automatisera med ett beprövat och pålitligt verktyg", säger Koski. 

Koski berättar att andra funktioner också har tagit det djärva steget att automatisera sina processer. De vet hur man säljer modeller internt och vad som har gjorts med en liknande funktion. Organisationens kompetens och goda interna samverkan har möjliggjort en snabb utveckling. 

"Organisationens mod och orädda attityd att prova nya saker har möjliggjort en bredare användning av Efecte för att digitalisera affärsprocesser utanför IT."

"ISS har en enorm arbetsvolym och var därför tvungen att hitta sätt att spara arbetstid, minska ledtider och minska fel, säger Jenni Heinisuo, IT-chef på ISS Palvelut Oy."

"Framgången med att skala upp berodde på en väldesignad servicestruktur som var lätt att duplicera i olika delar av verksamheten. ISS har ett antal team som använder Efecte och som har utnyttjat flertal olika funktioner. Individuella användningsfall har också byggts från avfallöverföringsblankett till memorandum, fortsätter Koski.   

"Fördelen med Efecte är dess enkla konfigurerbarhet, vilket gör att tjänsten kan göras smidig och självdesignande. Med minimala förändringar kunde vi implementera en HR-tjänst med stort fokus på dataskydd i onboarding-processerna. Övriga tjänster hanterar också mycket konfidentiella data. En annan fördel med Efecte är att den är finsk och därigenom kan man lita på att dataskydd och andra säkerhetsfrågor är i ordning”, säger Koski. 

Hur använder man Efecte?

ISS har många processer som är möjliga att använda mellan olika team. Tjänster är integrerade kedjor som löper genom organisationen. "När alla använder Efecte, är det enkelt att överföra en serviceförfrågan till rätt person inom organisationen. Vägledningar har förbättrats med hjälp av formulärportalen", säger Koski och förklarar användningen av Efecte mer i detalj: Nuförtiden är det mycket mer naturligt för proffs att använda digitala tjänster och taggning. En gammalmodig e-posttjänst är fortfarande i gång, men även den är automatiserats och e-post styrs också." 

Arbetssäkerhetsteam

Användning av arbetarskyddsteam med Efectes system är fortfarande ett ganska färskt exempel. Teamet använder Efecte för att hantera och rapportera säkerhetsincidenter och samtidigt en incidentlogg förs i systemet. 

Anteckningar

En av de huvudsakliga funktionerna som är inbyggda i Efecte är de månatliga interna finansiella memos. Memos används för redovisningsändamål och även för att överföra utgifter från ett arbetsteam till ett annat. Elektroniska formulär lagras i Efecte. Till Efectehar man kopplat med mjukvarurobotar, som används för att bygga gränssnitt mot affärssystemet. All information finns på ett ställe, vilket innebär att en revisionsspår finns kvar i Efecte och därigenom är det möjligt att kontrollera bland annat vilka anteckningar som har gjorts, när de har gjorts och vem som har gjort dem.  

Belöning – äppelförslag

Med äppelförslag kan man anmäla månadens medarbetare i självbetjäningsportal, därifrån det förs vidare inom organisationen för godkännande och bearbetning i Efecte. Efter godkännande förs äppelförslaget vidare till affärssystemet och slutligen till lönelistan. Belöningsmodellen är en automatiserad process från början till slut. 

WorkISS - supporttjänst för förmän 

I supporttjänsten WorkISS har elektroniska formulär implementerats för enkla, prioriterade kategorier. Helpdesk är en portal som är tillgänglig för alla. "Vi strävar efter att alla i organisationen använder WorkISS", berättar Heinisuo. 

Volymerna av supportförfrågningar som kommer in i förmäns supporttjänst är höga och därför är ett verktyg som vägleder och automatiserar processen nödvändigt. Efectes servicenivåhantering används för att prioritera akuta frågor, och funktioner har byggts för supportbehov av löne- och tidsstämpling. 

Överföringsblankett för avfallstransportering

Som följd av förra årets förändring i EU-lagstiftning ska avfallstransporter till sorteringsstationer anmälas till myndigheterna. ISS letade efter den mest användarvänliga lösningen för att säkerställa nödvändig rapportering i det krångliga officiella registret. Nu kan förare enkelt skapa formulären på sina smartphones med hjälp av formulärmallar implementerade i Efecte. Fälten på blanketten innehåller de obligatoriska uppgifterna som krävs för det administrativa registret. Dessutom skickas en kopia av blanketten till sorteringskontoret och uppgifterna till förvaltningsregistret. 

Formuläret har gjorts enkelt att fylla i och överföra till systemet såsom man skulle lägga till en varukorg på webbutik. Heinisuo berättar: "Otillfredsställande användbarhet kan lätt leda till att processen går ouppmärksammat förbi och därför har särskild uppmärksamhet ägnats åt användarvänligheten. Före införandet av myndighetsregistret användes pappersblanketter, vilket var krångligt och tidskrävande.  Nuförtiden har hela processen blivit helt elektronisk för att uppfylla myndigheternas krav." 

Anmälan om fastighetslarm 

ISS har övervakningsverksamhet över hela landet. "Larmavisering var ett väldigt typiskt affärsbehov. Det viktiga med anmälningsformuläret är att det är specifikt, det vill säga, att ingen väsentlig information saknas", konstaterar Koski. 

Vilken typ av verktyg är Efecte för ISS?

Heinisuo och Koski konstaterar att Efecte är en smidig plattform för utveckling och automatisering av tjänster. De berättar att organisationen får utvecklingsförslag från alla håll. "De bästa tas vidare. Det är inte värt att utveckla allt för det handlar ändå om volymer. Har du en tillräckligt stor användarbas, kommer du säkert att implementera förslaget. Mycket har gjorts på formulärsidan och mycket kan fortfarande automatiseras. Arbetet kommer inte att sluta", lovar Koski. 

 

En servicemodell har byggts för att möta kundens behov. Under Koskis tid har samarbetet med ansvarig konsult på Efecte varit givande. Den ledande konsulten har varit en "bra lekkamrat" och att ha en dedikerad konsult tilldelad i ISS har varit en stor fördel i partnerskapet. Den prioriterade supporten av Plus-supporttjänsten hjälper också snabbt. Regelbundna uppföljningsmöten hålls med kundansvarig samt teknikforum i linje med kontohanteringsmodellen. Koski hyllar också den goda diskussionskulturen. "Samarbetet är trevligt och gör att vi kan fokusera på rätta saker. Utvecklingen går snabbt och processer kan byggas bara några dagar", sammanfattar Koski. 

"Efecte är som en Schweizisk fickkniv - en flexibel plattform för att bygga flera olika automatiseringar. Ett dagligt verktyg som vardagen kretsar kring", avslutar Koski. 

Blev du intresserad?

Vi berättar gärna mer!

Lue lisää asiakkaistamme

Identity and Access Management

Valmet Automotive effektiviserar identitets- och åtkomsthantering med Efectes IGA-lösning

november 2, 2023

Finance Management

Ett intuitivt verktyg för mångsidiga behov - Eltels användning av Efecte

oktober 11, 2023

Enterprise Service Management

Svenska kyrkan

september 28, 2023