Vi har tagit det digitala språnget, men varför dröjer produktivitetssprånget?

Vi har tagit det digitala språnget, men varför dröjer produktivitetssprånget? En radikal förenkling av de digitala tjänsterna kan vara lösningen. Frågan om förändrat arbetssätt och de digitala tjänsterna har bubblat under ytan en längre tid. Organisationer och företag har stora förväntningar på digitaliseringen och på den ökning av produktiviteten som den väntas medföra. Samtidigt ser vi att existerande digitala tjänster inte ger önskade resultat. Vi behöver ett nytt tillvägagångssätt. 

Största delen av de digitala tjänster som existerar i dag har uttryckligen planerats utgående från programvaran, inte från användarnas behov. Därför stödjer de inte arbetet på ett optimalt sätt. Vi behöver förändringar på många olika plan, men allt börjar med planeringen av programvarorna. Det gäller att fokusera mer på användarnas behov och uppfattningar vid planeringen och upphandlingen av programvaror i stället för att enbart tänka på produktivitet. 

En lyckad användarupplevelse påverkar hela organisationen positivt 

Ett av de viktigaste delområdena inom förändringen av digitala tjänster är att erbjuda en förstklassig användarupplevelse som utgår från användarens perspektiv. En förstklassig användarupplevelse förutsätter att programvarorna bildar en smidig och till och med omärkbar del av användarnas arbete. 

Programvaror behöver inte alltid vara fullspäckade med de senaste tekniska egenskaperna. Många mobilappar som används i det privata livet kanske kräver en viss wow-effekt, men i arbetslivet är det viktigast att programvaran är lätt att använda och hjälper den anställda att göra sitt jobb. Vi kan betrakta det som en allmän princip att ju bättre programvaran styr användaren vidare, desto bättre är den slutliga användarupplevelsen. Jag är övertygad om att utvecklingen av programvaror måste bygga på att utvecklaren och designern förstår hur användarna arbetar och på vilket sätt program av olika slag kan stödja dem. 

Precis som alla förändringar kan också förändringen medföra utmaningar. På organisationsnivå kan det vara svårt att förstå hur viktig användarupplevelsen är. Organisationer är ofta duktiga på att investera i nya programvaror, men samtidigt glömmer de lätt bort användarens, dvs. människans upplevelse. 

En lyckad användarupplevelse påverkar hela organisationen: en användare som haft en positiv upplevelse är sannolikt mer nöjd med sitt jobb än en användare som kämpat med problem i en programvara. Den positiva upplevelsen påverkar slutligen också arbetets resultat. Därför måste utvecklingen av programvaran ges stöd genom stark kompetens inom förändringsledning. Utan klar och tydlig kommunikation och satsningar på användarnas engagemang är det inte möjligt att styra organisationen mot en mer digital vardag. 

Radikalt förenklade tjänster gör användarna mer belåtna och organisationen effektivare 

Ett exempel på ett delområde där vi på Efecte vill förenkla användarupplevelsen är självbetjäningsportalen för slutanvändare. Många företag använder en portal där anställda kan kontakta till exempel IT-supporten. I portalen kan anställda bland annat anmäla fel på datorn, be om åtkomsträttigheter eller fråga personalavdelningen hur många semesterdagar de har kvar. I allmänhet finns det tiotals olika alternativ i portalens ingångsvy, och då kan det vara svårt för den anställda att välja det alternativ som bäst motsvarar det aktuella behovet. Då finns det risk för att den anställda väljer fel alternativ, klickar vidare, tappar bort sig och ger slutligen upp – utan att få svar på sin fråga. Hur förhindra detta? 

Vår lösning var att strukturera om portalen genom att fokusera på användarens behov och förenkla plattformen radikalt. I enlighet med tanken om användarorienterad design beslutade vi att endast lämna några få alternativ kvar i användarvyn: användaren kan anmäla ett fel, beställa en ny apparat, ta kontakt med supporten eller använda sökfunktionen. Efter att användaren valt ett alternativ, ställer portalen frågor och styr användaren till den lösning som personen behöver. Samtidigt gör vi interaktionen mellan användaren och programvaran mer dialogisk till exempel med hjälp av förmågan hos artificiell intelligens att förstå och tolka både skrift och tal. Vårt mål är att skapa ett mer logiskt och lättanvänt gränssnitt för att snabbare kunna erbjuda användaren hjälp. 

Många branscher vill åstadkomma ett tydligt produktivitetssprång, och ofta försöker organisationerna utveckla produktiviteten uttryckligen genom digitalisering och automatisering. Produktivitetssprånget lyckas dock inte om de som använder de digitala verktygen inte har en positiv attityd till verktygen. Därför är det nödvändigt att organisationerna satsar mer än någonsin på användarupplevelsen och på programvarornas smidiga funktion. Digitala tjänster måste anpassas efter användarnas behov. Vi har inte lägre råd med negativa användarupplevelser. 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig och din organisation förenkla era digitala tjänster och öka er produktivitet?

Klicka här för att kontakta oss.